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Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/16/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ressources humaines

Direction: Emploi et compétences

Nombre de poste(s): 1

Référence: DEC-013100

Date de début: 01/07/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 07/05/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction Emploi et Compétences est l’une des 5 directions de la Délégation générale aux Ressources Humaines en charge d’organiser la fonction recrutement/mobilité pour les 7000 agents de la collectivité. Elle accompagne les directions dans la définition de leurs besoins en compétences à court et moyen terme en veillant à l’application des politiques de lutte contre les discriminations, d’égalité femmes/hommes, de maintien dans l’emploi et de l’employabilité. Elle propose des parcours professionnels adaptés aux besoins de la collectivité et aux capacités des agents. Pour ce faire, elle s’appuie sur des études prospectives de nature à objectiver les besoins.
Elle compte 48 postes répartis au sein des services : gestion prospective des effectifs et des emplois, emplois et parcours professionnels et mission management.

 Missions:

Vous assistez le directeur-e Emploi et Compétences ainsi que les 3 cadres de l’équipe de direction DEC, afin de leur permettre d'exercer au mieux leurs activités.

Vous assurez un suivi spécifique des dossiers de candidatures recommandées en lien avec le Cabinet du Maire et l’assistante de l’Adjoint en charge des RH.
Vous participez au réseau des assistantes de direction de la délégation et à ce titre, vous contribuez à la circulation de l’information entre les directions.
Vous êtes antenne de gestion pour la direction.

 Activités principales:

Organisation de la vie professionnelle des cadres:
- Mettre à jour et suivre les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances qui sont affichées en veillant à la cohérence des opérations
- Gérer les agendas en vous assurant qu’au moins un cadre de la direction participe aux réunions pour lesquelles la présence de la DEC est indispensable ainsi qu’aux instances paritaires
- Prioriser et rappeler des informations importantes, préparer et mettre à disposition les dossiers pour l’activité hebdomadaire
- Organiser les déplacements hors agglomération

Organisation et planification des réunions:
- Organiser, préparer et participer à des réunions notamment celles de l’équipe de cadres DEC
- Gérer les réservations de salles de réunion
- Assurer la préparation des salles (réservation et installation matériel informatique)
- Rédiger les ordres du jour et contrôler les pièces à joindre
- Prendre des notes et établir des comptes rendus et assurer la diffusion

Accueil des usagers externes et des agents suivis dans le cadre de la reconversion professionnelle:
- Orienter et annoncer les visiteurs
- Assurer les renseignements de 1er niveau des personnes en présentiel ou au téléphone
- Communiquer sur l’activité de la Direction et de la collectivité
- Prendre les rendez-vous et préparer dossiers pour les entretiens

Gestion du courrier de la direction:
- Réceptionner le courrier et le distribuer au sein des services
- Alerter les responsables sur les courriers sensibles
- Gérer les courriers signalés : désignation attributaires et contrôles des réponses en lien avec la directrice
- Rédiger ou mettre en forme les courriers pour l’équipe de direction DEC
- Assurer classement des pièces dans les dossiers individuels des agents
- Assurer le suivi de la gestion des archives de la direction en relation avec le référent de la délégation

Suivi des projets et activités de la direction
Assurer la mise à jour du système de stockage des données sur le réseau informatique interne DEC:
- Participer à la structuration du réseau interne et contrôler le respect des normes de stockage et d’enregistrement en relation avec le comité direction
- Assurer la communication sur les mises à jour
- Assurer le suivi de dossiers et de tableaux de bord

Gestion administrative du personnel (fonction d’antenne de gestion) en lien avec le SRH central:
- Assurer l’accueil des nouveaux arrivants,
- Suivre quotidiennement les absences et reprises des agents quel que soit le motif (maladie, accident du travail, autorisations exceptionnelles, grèves …), informer les managers, collecter les données et les transmettre à la cellule RH pour codification
- Distribuer les chèques restaurant, cartes de stationnement, tickets TCL…,
- Gérer les factures de transport et les demandes de PDE (codification et archivage)
- Gérer commandes de fournitures et petit matériel

  

 Profil recherché:

Connaissances :
- Notions essentielles sur le statut de la fonction publique territoriale et connaissance des procédures internes en matière de gestion RH
- Orthographe, techniques d’expression écrites
Logiciels bureautiques, maitrise impérative du Pack office (Excel, Word, Power point)
- Progiciels spécialisés (Astre RH, GTA)
- Organisation et activités des services

Savoir-faire:
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques de secrétariat

Qualités requises :
- Méthode, organisation et rigueur
- Capacité d’adaptation à une structure technique, polyvalence
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Autonomie
- Garant de l’image du service
- Discrétion

 Conditions spécifiques d'exercice:

 

 Lieu de travail:

Annexe de l’Hôtel-de-Ville Place Louis Pradel – 69001 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

Niveau d'expérience : 2-5 ans