Assistant-e du Maire / Cabinet Mairie du 9ème arrdt - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 3/11/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Cabinet du Maire et services rattachés

Direction: Cabinets des maires d'arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: CABMA-015034

Date de début: 01/04/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 11/04/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Le Cabinet de la Mairie du 9ème arrondissement est un service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire.
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l’autorité du Directeur de Cabinet de l’arrondissement.

 Missions:

Au sein du Cabinet, il/elle assiste le Maire en proximité.

Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information et d’accueil
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets

 Activités principales:

Organisation de la vie professionnelle du maire :
- Etablir une relation de confiance avec le maire et son responsable
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements


Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels du maire
- Faire le lien avec les assistantes des élus et les élus si besoin (copie de courriers, assurer une information transversale).


Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels


Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
- Préparer et suivre les dossiers spécifiques à la demande du Maire et du responsable
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus
- Elaboration de l’agenda des élus en lien avec le service événement et communication.


Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Organiser le classement des dossiers/
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes rendus de réunion


QUALITES
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l’imprévu)
- Discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement – 6 place du Marché – Lyon 9

 Horaires:

Base de 37h30 hebdomadaires et 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : BG2