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CDD 1 an - Un-e secrétaire - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/15/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Immobilier et travaux sécurité juridique

Direction: Direction centrale de l'immobilier

Nombre de poste(s): 1

Référence: DCI-013354

Date de début: 01/07/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 05/06/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d'une agglomération de plus d'un million d'habitants, la Ville de Lyon emploie 7500 agents au service d'un territoire en pleine expansion (800 millions d'euros de budget annuel). Composée de neuf directions la DGUIT a en charge la gestion et le développement des espaces et bâtiments publics sur le territoire communal ainsi que des installations relatives à l'évènementiel et aux festivités.

En son sein , la Direction Centrale de l'Immobilier (DCI) représentant du propriétaire immobilier "Ville de Lyon" est composé de la sous direction de la logistique immobilière, la sous-direction de la stratégie immobilière, le service des études préalables d'aide à la décision (EPAD) et d'un service ressource. La DCI est le référent de la Ville en matière immobilière, elle affirme le rôle du propriétaire Ville de Lyon et renforce l'approche stratégique immobilière et foncière. Elle offre une expertise et propose des actions en matière d'affectation des locaux, gestion quotidienne des immobiliers communaux et de devenir du patrimoine municipal.

 Missions:

Au sein de la sous-direction de la stratégie immobilière et sous la responsabilité du responsable de service de l’action foncière, l’agent intervient en qualité d’assistante de deux services(action foncière et EPAD) et de la directrice adjointe en charge de la sous-direction de la logistique immobilière.

 Activités principales:

Accueil téléphonique et physique

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Accueillir les personnes (principalement cabinets de notaires) dans le cadre de la législation sur les déclarations d’intention d’aliéner (DIA).
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Estimer les limites de son intervention

Gestion du courrier

- Réceptionner le courrier du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
- Réceptionner, enregistrer et gérer les déclarations d’intention d’aliéner (DIA)
- Renseigner, enregistrer, et transmettre les DIA à la Métropole, assurer leur suivi auprès, notamment, des mairies d’arrondissement.
- Rédiger et assurer le suivi des courriers concernant les cessions de fonds de commerce

Planification de réunions

-Suivre les agendas de l’équipe et de la directrice adjointe
-Prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
-Réserver les salles de réunion

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Mettre en forme les projets de délibérations présentées au conseil municipal de la collectivité
- Gérer et insérer les délibérations dans le progiciel dédié « Gédélib »



 

 Profil recherché:

Connaissances :
- Fonctionnement des services de la DCI: vocabulaire professionnel du service
- Circuits et procédures administratives
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, 4D)
- Progiciel spécialisé

Qualités requises :
- Rigueur, organisation
- Discrétion
- Bon relationnel

 

 Lieu de travail:

11, rue du Griffon - Lyon 1er - 6e étage

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Information complémentaire :

Niveau d'expérience : 0-2 ans