CDD 5 mois/ Administrateur-trice Evénementiel / Direction des Evènements et de l'Animation - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/20/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Cabinet du Maire et services rattachés

Direction: Evénements et animations

Nombre de poste(s): 1

Référence: EVANI-015251

Date de début: 21/09/2020

Date de fin: 10/01/2021

Date limite de dépôt de candidatures: 20/06/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Attachés

Grade(s): Attaché

Catégorie: Catégorie A

 Contexte:

La Direction des Evènements et de l’Animation de la Ville de Lyon est composée de 12 agents aux profils variés (coordinateur technique, chargés de projets,…), et aux activités diverses (animations culturelles, manifestations sportives, grands événements, Fête des Lumières).

CDD de 5 mois : de début septembre 2020 à fin janvier 2021
Remplacement de congé maternité

 Missions:

Au sein de la Direction des Evénements et de l’Animation, l’administrateur-trice est chargé-e de l’administration générale de la Fête des Lumières, sous la direction du directeur et en collaboration avec les deux chargés-es de projets Fête des Lumières et la Délégation du Cabinet du Maire.

L’administrateur-trice gère les aspects administratifs, juridiques et financiers, coordonne l’information et la communication et travaille en étroite collaboration avec les services internes de la Ville de Lyon (Direction de la Commande Publique (DCP), Direction des Affaires Juridiques, Communication externe, Service presse…) et les interlocuteurs externes (Club des partenaires de la Fête des Lumières, mécènes et partenaires de l’événement, Office du Tourisme, réseau LUCI,…) concernés par la Fête des Lumières.

Au niveau de la direction : Responsable Administratif-ve et Financier-ère et expert-e sur des questions de mécénat, de marché public, de risque juridique, de propriété intellectuelle…

 Activités principales:

Administrateur-trice de la Fête des Lumières
* Mission administratives et financières :
- Elabore et suit le budget Fête des Lumières avec le directeur en lien avec le pôle comptable de la Délégation
- Montage des marchés publics et suivi d’exécution des contrats en lien avec la DCP et le pôle marchés de la Délégation
- Préparation des rapports au Conseil Municipal
- Gestion de la marque « Fête des Lumières Lyon » et de l’exploitant de la licence
- Gestion des aspects administratifs et juridiques des missions d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO) en France et à l’international

* Missions RH :
- Participation au recrutement des moyens non permanents (deux personnes sur le dernier trimestre)
- En amont et pendant la Fête des Lumières, encadrement, formation et gestion du planning du personnel occasionnel pour les points d’information et d’accueil du public
- Gestion administrative des intermittents

* Missions relatives aux partenariats et relations publiques :
- Elaboration de l’offre partenaires en collaboration avec le Club des partenaires
- Connaissances juridiques du partenariat pour la rédaction des conventions de mécénat et de parrainage et suivi de leur exécution (règlement, contreparties et suivi fiscal notamment) en collaboration avec le Club des partenaires
- Organisation logistique et stratégique des différentes rencontres et réceptifs
- Suivi du calendrier des relations publiques et protocole en lien avec les services concernés

* Missions de communication et information au public :
- Coordination de l’ensemble de la communication (communication print, digitale et signalétique) en lien avec la Direction de la Communication Externe
- Coordination des outils de relations presse (dossier de presse, communiqués de presse…), participation à la préparation des différentes conférences de presse.

Responsable Administratif-ve et Financier-ère de la direction
- Encadre et coordonne une équipe de trois personnes : deux agents de gestion administrative et une gestionnaire administrative et communication
- Coordonne avec le pôle comptable de la délégation l’ensemble des éléments de mandatement et de titrement de la direction selon la nomenclature comptable
- Suit l’instruction et le mandatement des subventions aux associations
- Elabore le budget prévisionnel de la direction
- Est garant-e de la bonne maitrise du budget tout au long de l’année, sur l’ensemble des événements sous l’autorité du directeur
- Réalisation des rapports au Maire (compte administratif et budget prévisionnel)
- Assister aux réunions RAF
- Veille et conseille sur tous les aspects juridiques propres à l’évènementiel (PI, droits à l’image, assurances, SACEM, droit du travail, partenariats, licence de marque…)

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :
- formation supérieure en droit public, finances publiques appréciée,
- connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son organisation politique et administrative,
- connaissance en finance publique et du code des marchés publics,
- connaissances juridiques sur le mécénat notamment,
- langues : anglais et espagnol appréciés.

Savoir-Faire :
- expérience probante de gestion budgétaire, administrative et financière en régie directe,
- expérience souhaitée dans les domaines de l’organisation événementielle, de la communication et de l’information du public,
- capacité à négocier et interagir avec un réseau diversifié,
- capacité rédactionnelle,
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…).

Qualités requises :
- rigueur et sens de l’organisation,
- diplomate et grand sens des relations humaines,
- savoir travail en équipe,
- autonome et savoir anticiper,
- savoir gérer le stress et travailler dans l’urgence.

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Forte disponibilité notamment sur le dernier trimestre de l’année

 Lieu de travail:

19 rue de l’Arbre Sec – 69001 Lyon

 Horaires:

Base de 37h30 hebdomadaires et 15 jours de RTT par an

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : AG4