CDD 6 mois/ Assistant-e de direction- Gestion des assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 12/27/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA9-014688

Date de début: 13/01/2020

Date de fin: 12/07/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 10/01/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un 1,3 million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.
La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 34 agents pour une population de plus de 51 300 habitants, se compose de 3 services. Elle est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l’autorité du directeur général des services, vous assurez les missions d’assistante de direction, le suivi des assemblées et l’accueil du public.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire

 Activités principales:

1)Préparation, suivi et sécurisation des assemblées
- Etablir et suivre le retro planning lié aux activités des assemblées.
- Etablir l’ordre du jour et les dossiers de séance, en relation avec le cabinet du maire.
- Convier les participants, envoyer les rapports, s’assurer du quorum en amont de la séance.
- Organiser les séances du conseil d’arrondissement et des CICA.
- Préparer la salle, s’assurer de l’enregistrement de la séance et mettre sur table les documents en séance si nécessaire.
- Rédiger les procès-verbaux.
- Procéder à l’affichage légal relatif aux conseils d’arrondissement et aux CICA.
- Assurer le suivi des délibérations, en lien avec la direction des assemblées.
- Rédiger et suivre les arrêtés du Maire.
- Assurer la reliure des décisions.

2)Assistance et appui technique
- Aider les cadres de la mairie dans la gestion et le suivi opérationnel de projets ou de demandes urgentes ou prioritaires.
- Proposer la mise en place et la gestion d’outils de suivi, de relance.
- Assurer un suivi ponctuel sur un projet, une mission : élaborer ou mettre en forme des documents supports, préparer des documents de travail.
- Recueillir les informations nécessaires au montage de manifestations internes.
- Réaliser des supports de communication simples : cartons, courriers, affichettes, mailing …
- Participer aux actions de communication interne.
- Recueillir, classer et archiver des documents.

3)Animation de réseaux
- Participer à l’animation des réseaux associatifs de l’arrondissement.
- Intervenir ponctuellement dans les résidences de personnes âgées et dans des lieux publics dédiés.

4)Accueil des usagers
- Assurer principalement l’accueil des seniors et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels et selligent).
- Inscrire les intéressé(e)s aux activités de loisirs et voyages proposées par la Ville de Lyon et la MDMS, enregistrer les demandes d’inscription à la Carte Senior et assurer le suivi du fichier.
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.
- Anticiper et gérer les conflits.
- Diffuser l’offre culturelle, événementielle, sportive proposée par la ville de Lyon et informer sur l’offre associative.

5)Organisation et planification des réunions
- Convier les participants.
- Rédiger les ordres du jour.
- Organiser, préparer et participer à des réunions.
- Gérer les réservations de salle de réunion et le matériel nécessaire.
- Prendre des notes et établir des comptes rendus, notamment lors des réunions plénières du personnel et des points thématiques de service (point événementiel, CODIR…).

6)Suivi d’activité
- Tenir à jour et suivre les tableaux de bord.
- Rendre compte à la hiérarchie.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents.

 Activités spécifiques:

Relations aux associations sportives
-Préparer l’instruction des dossiers de demandes d’occupation régulières et ponctuelles dans les équipements sportifs en lien avec le responsable du pôle vie locale, sports, logistique.
-Assurer la gestion et le suivi des conventions liées à l’occupation des établissements sportifs gérés par l’arrondissement.
-Enregistrer les demandes sous l’outil de gestion PLANITEC.
-Assurer la relation avec les utilisateurs (clubs sportifs, associations…), la direction des sports, l’office des sports du 9ème arrondissement.

Participation à la fonction achat
- Recueillir les besoins des services, établir les fiches de besoins, demander des devis, suivre les commandes en lien avec le pôle comptable centralisé de la DGSPS et les fournisseurs, assurer le suivi du service fait.
- Participer au suivi de l’exécution budgétaire avec la direction.
- Assurer sous la responsabilité du régisseur de recettes « Opération vacances séniors » la fonction de mandataire sous régisseur.
- Travailler en binôme avec l’agent de gestion administrative du pôle vie locale, logistique et sports et assurer son intérim.

Gestion des approvisionnements et des stocks
- Gérer les matériels mis à disposition des services de la mairie.
- Gérer les besoins en fournitures administratives.

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Environnement institutionnel, cadre légal et réglementaire (notamment loi PML).
- Organisation de la collectivité.
- Commande publique.
- Ouverture sur les réseaux sociaux et les techniques numériques de promotion d’événementiels.
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire.
- Techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
- Outils bureautiques et logiciels métiers (Selligent, Gédélib, File Marker, Astre, Planitec…).

QUALITES
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Réactivité, rapidité d’exécution en raison de délais très contraints, adaptation aux changements.
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Neutralité et respect de la confidentialité, diplomatie et discrétion.
- Qualités relationnelles.
- Aisance avec les outils numériques.
- Sens de l’initiative.
- Capacités à rendre compte et à alerter.
- Capacités à rechercher des informations.
- Disponibilité, autonomie et polyvalence

 Conditions spécifiques d'exercice:

Participation requise aux Conseils d’arrondissement en soirée

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement de Lyon

 Horaires:

37h30/Hebdomadaire

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste :