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CDD - Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 12/26/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Développement urbain

Direction: Aménagement urbain

Nombre de poste(s): 1

Référence: DAU-012511

Date de début: 01/01/2019

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 16/01/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion (800 millions d’euros de budget annuel).

La Direction de l’Aménagement Urbain rattachée à la Délégation Générale au Développement Urbain est composée de 3 services et de 62 agents. Plusieurs d’entre sont attachés fonctionnement à des Missions, dont la Mission Entrée Est, en charge de la coordination des actions d’aménagement et de politique de la Ville sur le secteur Mermoz – Entrée est.

 Missions:

Sous l’autorité de la Directrice de la Mission, l’Assistant-e assure les missions suivantes :
- Accueil du public
- Assistante de la Directrice de Mission et des Chargé(e)s de Mission
- Organisation et coordination de réunion, notamment avec des partenaires externes et internes et les habitants des quartiers CUCS

 Activités principales:

Accueil des usagers:
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Anticiper et gérer les conflits
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- Recevoir, filtrer et transmettre les demandes

Organisation de la vie professionnelle de la Directrice et des Chargé-es de Mission:
- Instaurer une relation de confiance avec le cadre
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les déplacements
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Assurer la relation avec les Assistant-es des élu-es
- Assurer le secrétariat

Organisation et planification des réunions:
- Convier les participants
- Gérer les réservations de salles de réunion
- Organiser, préparer et participer à des réunions
- Prendre des notes et établir des comptes-rendus
- Rédiger les ordres du jour
- Représenter la collectivité auprès des partenaires

Suivi d’activités:
- Tenir à jour et proposer des documents de suivi d’activité
- Participer à des réunions
- Prendre des notes et établir des comptes rendus
- Rendre-compte à la hiérarchie
- Assurer une assistance à la revue de projet (suivi de planning et de l’activité du service, mise en forme du document de revue de projets)

Suivi et mise en forme des documents administratifs et /ou documents divers:
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Mettre en forme et rédiger tous types de documents et courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Apporter assistance et conseil

Tri, classement et archivages de documents:
- Réceptionner, trier et traiter le courrier
- Trier, classer et archiver des documents

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances
- Logiciels bureautiques
- Progiciel spécialisé (Selligent)
Notions d’organisation et de gestion du temps

Savoir-faire :
- Techniques de recherches documentaires
- Techniques de classement et d’archivage
- Techniques de secrétariat
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques de gestion des conflits


Qualités requises :
- Rigueur et méthode
- Réactivité
- Discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles
- Sens de l’organisation

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

170, Avenue Général Frères 69008 Lyon

 Horaires:

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste :