Secrétaire d'EHPAD - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/28/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ccas

Direction: Centre communal d'action sociale

Nombre de poste(s): 1

Référence: CCAS-015210

Date de début: 01/10/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 19/10/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 476 agents. Il met en œuvre la politique sociale municipale.
Il développe ainsi différentes activités d’aide et d’accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et aussi de lutte contre les exclusions.

CCAS - Service Gérontologie
EHPAD – environ 70 à 90 résidents (personnes âgées dépendantes)

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur/de la directrice d’établissement et dans le cadre du respect du projet d’établissement.

 Missions:

Vos missions s’exercent au service des personnes âgées accueillies.

Vous travaillez en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire :
- vous assurez l’accueil physique et téléphonique de l’établissement,
- vous assurez un secrétariat polyvalent (administratif & paramédical).

 Activités principales:

* Accueil physique et téléphonique :
- accueillir les résidents et l’ensemble des visiteurs de l’établissement (les familles, le personnel, les intervenants (professionnels médicaux, maintenance, fournisseurs…),
- assurer une vigilance aux entrées et sorties,
- analyse des demandes et orientation vers l’interlocuteur approprié,
- prise de messages et transmission d’informations,
-gestion de l’espace d’accueil (affichage, mise en place…).

* Suivi du dossier administratif du résident :
- préparation de la commission d’admission et des visites d’admission,
- constitution et mise à jour du dossier du résident dès son entrée et tout au long de son séjour,
- saisie et mise à jour du logiciel EDOMUS,
- relations avec les familles, les résidents, les référents et les tutelles concernant le séjour du résident et dispatching de l’information.

* Gestion du secrétariat polyvalent :
- saisie de notes, courriers et comptes rendus,
- saisie et mise en forme de documents à l’aide d’outils bureautiques (trame planning, tableaux nursing, ménage…),
- mise à jour des listings, répertoires, registres…,
- gestion de l’agenda, planning, organisation de réunions ou rendez-vous,
- gestion des fournitures et matériels (photocopieurs, fax, dymo...).

* Gestion du courrier :
- gestion du courrier départ/arrivée,
- préparation, édition et mise sous pli de courriers (ex : facturation mensuelle…),
- classement et archivage.

 Activités spécifiques:

- Toute autre activité confiée par le/la responsable hiérarchique dans le cadre des missions.

 Profil recherché:

CONNAISSANCES :
- Connaissance des techniques d’accueil
- Maîtrise de la prise de note et la rédaction de comptes-rendus
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, téléphonie, Easy soins, GTA…)
- Connaissance du fonctionnement d’un CCAS.

QUALITES :
- Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
- Qualité relationnelle et posture accueillante
- Discrétion et souplesse dans la relation
- Savoir traiter l’urgence
- Savoir rendre compte.

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

EHPAD LA VILLETTE D'OR : 34 avenue Georges Pompidou, 69003 LYON

 Horaires:

37H30 hebdomadaires, du lundi au vendredi

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2