Un-e agent-e d'accueil et de gestion administrative - Officier d'Etat Civil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/5/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 2eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA2-016049

Date de début: 01/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 05/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Ville de Lyon, la Mairie du 2ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, compte 35 agents pour une population de 30 600 habitants.

Il se compose de 2 services dont celui des « affaires publiques », lui même divisé en 2 unités suivantes, CNI passeports affaires diverses et Etat Civil.

 Missions:

Sous l'autorité du/de la responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat Civil, et vous êtes chargé-e de l’accueil du public et du traitement des dossiers relatifs aux différents guichets (naissance, mariage).

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet) ;
- informer et expliquer aux usagers les règles relatives à la délivrance d’une prestation ;
- repérer les comportements à risque et savoir réguler les conflits et les situations de stress ;
- rechercher et diffuser des informations ;
- recevoir, filtrer et transmettre les demandes.

2. Délivrance de prestations et traitement de dossiers :
- constituer les dossiers de mariages ;
- assister les élus-es lors de la célébration des mariages ;
- réceptionner les déclarations de reconnaissance et très ponctuellement de naissance ;
- adresser les actes de l’état civil ;
- délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits d’actes ;
- vérifier les données d’Etat Civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’Etat Civil) ;
- enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions,
recueillir les demandes de changements de prénom et assurer un suivi,
apposer des mentions en marge des actes, procéder à des rectifications matérielles d’actes ;
- délivrer ou compléter les livrets de famille ;
- assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres ;
- appliquer la règlementation et les procédures de sécurité documentaire (sécurité des badges COMEDEC, mariannes, feuillets vierges et registres) ;
- contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés.

3. Participation à des réunions et à des groupes de travail :
- participer à un réseau d’échange professionnel ;
- apporter son expertise en matière d’état civil.

4. Suivi d’activité :
- mettre à jour des tableaux de bord ;
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- prioriser le travail en fonction du plan de charge ;
- organiser le classement et l’archivage des documents conformément au tableau de gestion.

5. Relations avec les organismes et partenaires extérieurs.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- Bonne connaissance des textes et procédures régissant l’état-civil
- Connaissances techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets
- Organisation administrative de la collectivité
- Statut de la Fonction Publique
- Connaissances réglementaires et législatives sur le domaine de l’Etat Civil
- Maitrise des logiciels bureautiques de base ( Windows, Outlook, Word, Excel),
- Connaissance du logiciel métier city web,

QUALITES
- Esprit d’équipe
- Capacité d’initiatives et de propositions
- Réactivité
- Sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie,
- Capacités rédactionnelles
- Goût du contact avec le public, capacité d’écoute et d’empathie avec les usagers
- Capacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation
- Capacité d’adaptation aux nouvelles évolutions d’organisation et de réglementation
- Communiquer des informations claires et compréhensibles
- Sens de la communication avec l’ensemble des interlocuteurs
- Capacité à gérer des situations délicates, conflictuelles
- Discrétion, tact, réserve

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Un samedi matin travaillé sur 2 par roulement
- Occasionnellement, disponibilité le samedi après-midi par roulement, pour accompagner l’élu-e dans la célébration des mariages

 Lieu de travail:

Mairie du 2ème arrondissement – 2 rue d’Enghien

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2