Un-e Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative Pôle Concessions - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/11/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Cimetières

Nombre de poste(s) : 1

Référence : CIM-016488

Date de début : 01/02/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 11/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte : Au cœur de la métropole de Lyon, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget consolidé de 798 millions d’euros et d’un effectif de 8300 agent-es lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS) rassemble 1200 agents principalement affectés à des missions de voie publique, de sécurité, d’hygiène urbaine ou de relation à l’usager.

Elle est composée de 7 directions (Police Municipale, Régulation Urbaine, Sécurité et Prévention, Ecologie Urbaine, Cimetières, Cadre de Vie, Lyon en Direct), de 9 mairies d’arrondissement et d’un Secrétariat Général gérant un budget de 14 millions d’euros de fonctionnement et exerçant des fonctions ressources pour l’ensemble de ces entités.

Toutes ces directions contribuent pleinement à fournir un service public de proximité.

La Direction des Cimetières est composée de 3 services et 67 agents.

Rattaché au service administratif funéraire, le Pôle Concessions, est chargé de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, en lien avec les directions opérationnelles de la Ville.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable de service administratif funéraire et en collaboration avec les autres agents de gestion administrative du service, vous assurez la gestion administrative des cimetières lyonnais et des concessions.

Vous participez également à la délivrance d’autorisations liées à l’activité funéraire.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
- accueil des familles pour renouvellements de concessions et toutes questions relatives au droit funéraire et à l’usage possible de la concession ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- appréhender les limites de son domaine d’intervention ;
- identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches ;
- identifier le caractère d’urgence des demandes et des informations à transmettre ;
- dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress ;
- adapter son vocabulaire, pour permettre à l’usager de comprendre les dispositions légales applicables à son cas d’espèces.

2. Prendre en charge les dossiers des personnes isolées et/ou dépourvues de ressources décédées à Lyon :
- réceptionner les signalements envoyés par les hôpitaux ou la police, en lien avec les chambres funéraires ;
- rechercher toutes les informations nécessaires au traitement du dossier ;
- le cas échéant contacter les familles et leur annoncer le décès ;
- organiser les funérailles en lien avec le prestataire et les associations de soutien aux personnes isolées ;
- si nécessaire, gérer les dossiers de successions vacantes.

3. Instruction des dossiers et application des procédures de concessions :
- instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions ;
- mettre à jour les dossiers de concession ;
- veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire ;
- relancer les demandeurs afin d’obtenir les pièces manquantes ;
- rédiger les autorisations en matière funéraire (inhumation-exhumation-travaux …), en s’assurant de la concordance des informations ;
- réaliser des recherches généalogiques, les inscrire dans un génogramme ;
- le cas échéant, instruire les demandes des opérateurs funéraires en vérifiant les possibilités d’inhumation ;
- adapter sa pratique à la gestion funéraire, aux intervenants et au contexte ;
- assurer la fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements en lien avec le-la régisseur -euse).

4. Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
- mettre en forme tous types de courriers et dossiers ;
- assurer l’envoi des avis d’échéances des concessions ;
- réaliser des courriers libres en adaptant le contenu à la question de l’usager ;
- apporter assistance et conseil.

5. Participation à des réunions, à des groupes de travail :
- participer à des réunions et réaliser des comptes rendus ;
- travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes ;
- recueillir des informations et savoir transmettre ;
- adapter ces informations à son mode de travail.

6. Suivi d’activité :
- tenir à jour des documents de suivi d’activité, des tableaux de bord
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- rendre compte à la hiérarchie ;
- assurer le suivi et la résolution d’une mission annuelle selon des objectifs.

7. Tri, classement et archivage de documents :
- réceptionner, trier et traiter le courrier ;
- recevoir, filtrer et réorienter les courriers et les courriels ;
- trier, classer et archiver des documents ;
- effectuer le pré-archivage des documents et la mise à jour des registres.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
- Organisation administrative de la collectivité
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil…)
- Vocabulaire professionnel du service
- Logiciels bureautiques (Excel et Word)
- Progiciels spécialisés
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active

Qualités
- Sens de l’organisation
- Réactivité et sens de l’initiative
- Sens du travail en équipe
- Rigueur et méthode
- Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Qualités relationnelles
- Sang froid

Conditions spécifiques d'exercice :

- Travail possible le samedi et certains jours fériés, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
- Travail le week-end en période de Toussaint

Lieu de travail : 177 avenue Berthelot 69007 LYON

Horaires : 37h30 hebdomadaires +15 jours d'RTT par an

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2