Un-e agent-e d'accueil et de gestion administrative - référent-e élections - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/7/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 3eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA3-015943

Date de début: 01/12/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 07/11/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie près de 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

Le 3ème arrondissement est le plus important de par sa population qui compte 103 506 habitants.

La mairie du 3e arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, comprend 42 agents.


 Missions:

Sous l'autorité du/de la responsable du pôle « affaires publiques », vous êtes chargé-e d'assurer l'accueil des demandeurs de prestations relatives aux élections, affaires générales et scolaires ainsi que le traitement de leur dossier.

Vous êtes prioritairement en charge des élections et du recensement de la population.

Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes amené-e à intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil et les cartes nationales d’identité-passeports.

Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- appréhender les limites de son domaine d’intervention ;
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou un équipement ;
- recevoir, filtrer et transmettre les demandes ;
- rechercher et diffuser des informations ;
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress ;
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet), avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Traitement des dossiers administratifs concernant les élections et le recensement de la population :
- gérer la liste électorale (inscriptions, radiations) ;
- préparer et suivre les réunions de la commission de contrôle en lien avec l’encadrement ;
- participer aux réunions et tenir à jour le registre de la commission ;
- gérer l’affichage électoral ;
- assurer la préparation matérielle des scrutins et contrôler l’agencement matériel des bureaux de vote ;
- centraliser les résultats lors des scrutins ;
- assurer les travaux préparatoires dans le cadre du Répertoire des Immeubles localisés RIL) ;
- préparer, coordonner et contrôler les opérations de recensement de la population en lien avec l’INSEE ;
- travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes (Service des Mairies d’Arrondissement), et les partenaires externes (INSEE) ;
- instruire en conformité avec la règlementation et les procédures internes.

3. Gestion des approvisionnements et des stocks :
- recenser les besoins en fournitures, matériel (principalement les urnes) pour l’organisation des élections et le recensement de la population ;
- faire l’inventaire du matériel électoral ;
- organiser le rangement du local «élections».

4. Participation à des réunions :
- assurer les fonctions de référent-e élections, coordonnateur-trice communal-e pour le recensement de la population (la fonction de coordonnateur-trice communal-e peut être partagée avec d'autres agents de l'équipe ;
- préparer les réunions de la commission chargée de réviser les listes électorales ;
- participer aux réunions de la commission ;
- participer à des réunions ou à des groupes de travail ;
- recueillir des informations, les adapter à son mode de travail et savoir transmettre.

 Activités spécifiques:

5. Traitement des dossiers administratifs relevant de l’équipe affaires générales/élections/scolaires :
- enregistrer les inscriptions sur les listes électorales ;
- préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial ;
- légaliser des signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d’accueil, des attestations pour le recensement citoyen, des vignettes de stationnement résidentiel ;
- recueillir et traiter les demandes parvenues par internet sur un logiciel spécifique (inscriptions sur les listes électorales), calcul du quotient familial, renouvellement des vignettes de stationnement résidentiel) ;
- gérer le dialogue avec les usagers ;
- archiver les documents conformément au tableau de gestion des archives ;
- vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées ;
- faire appel à un relai lorsque nécessaire.

6. Suivi d'activités :
- solliciter sa hiérarchie si nécessaire, voire l'alerter ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention ;
- mettre à jour des tableaux de bord.

 Profil recherché:

Connaissances
- Organisation administrative de la collectivité
- Cadre légal et règlementaire des élections et des activités exercées en polycompétence
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Powerpoint
- Progiciels spécialisés : Outlook, Select, Elyse (logiciels métier élections), Selligent (gestion de la relation à l’usager), Educalyon (scolaire), cityrem (recensement citoyen), GGCOS (stationnement résidentiel)
- Technique d’expression écrite et orale
- Technique de gestion des conflits

Qualités
- Rigueur et méthode
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Avoir l’esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Travail un samedi matin sur deux donnant droit à récupération
- Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages
- Présence obligatoire les 15 jours précédant les élections, la veille et le jour du scrutin, en fin d'année pour les inscriptions sur les listes électorales
- Dépassements horaires en période de préparation des élections
- Présence aux réunions de la commission de contrôle (élections) nécessitant parfois des dépassements horaires
- Pendant le recensement de la population : tenue de permanences en dehors des heures de travail par roulement avec d'autres collègues
- Déplacements ponctuels sur le terrain (pour les élections, dans les bureaux de vote au nombre de 58, pour le recensement de la population et dans le cadre du RIL)

 Lieu de travail:

Mairie du 3ème arrondissement - 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2