Un-e agent-e d'accueil et de gestion administrative "unité accueil et démarches administratives" - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/6/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 1er arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA1-015965

Date de début: 01/02/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 06/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en plein expansion (800 millions d’euros de budget annuel).

La Mairie du 1er Arrondissement (environ 30 000 habitants), rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, est composée de 3 unités et 24 agents.

 Missions:

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.

A ce titre, sous l’autorité du/de la responsable du pôle des démarches administratives de la mairie du 1er, vous travaillez en très grande polyvalence sur un open space au sein d’une équipe de 8 agents sur les thématiques :
• titres d’identité,
• affaires scolaires et affaires diverses,
• élections,
• état-civil.

En fonction du savoir-faire déjà acquis, vous assurez des missions de référent-e/expert-e sur les thématiques état-civil ou organisation de scrutins électoraux, par exemple.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales, présentiel, téléphone, courriers/courriels et internet ;
- prendre des rendez-vous sur le module e-planning pour le dépôt des dossiers ;
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge ;
- effectuer le suivi des demandes réceptionnées et des réponses apportées ;
- consulter les services internes et externes à la Ville de Lyon.

2. Traitement des dossiers administratifs :
- réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes de titres d’identité, d’attestation d’accueil, de recensement citoyen, d’inscription électorale, attestations diverses ;
- suivant la référence thématique confiée, instruire les dossiers immédiatement ou en différé en fonction de la complexité et veiller à la conformité des procédures administratives ;
- appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre ;
- appliquer les procédures de sécurité documentaire.

3. Suivi d'activité :
- tenir à jour des documents de suivi d’activité ;
- participer à des réunions hebdomadaires et à des réseaux d’échanges professionnels ;
- rendre-compte à la hiérarchie et alerter sur les évènements récurrents ou sur des situations
anormales ;
- trier, classer et mettre à jour les tableaux d'archivage.

4. Activités ponctuelles :
- assurer la fonction d’assistance à l’Officier d’Etat-civil lors de célébration de mariages ;
- intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances
- Maîtrise des techniques d’accueil du public
- Maitrise des outils bureautiques et être en capacité d' utiliser les logiciels spécifiques (Selligent, Educalyon, CityWeb, e-Sirius, Select)
- Connaissance des aspects réglementaires principaux dans les différents domaines d’activité
- Maîtrise des procédures et instructions administratives
- Connaissance de l'organisation administrative de la ville de Lyon
- Techniques d’expression orale et écrite

Qualités
- Savoir travailler en équipe et en réseau avec des partenaires internes et externes
- Aptitude à la polyvalence et capacité d’adaptation à la vie sur un open space
- Sens de l'organisation, réactivité et sens de l’initiative
- Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Permanence en mairie le samedi matin de 9h15 à 12h par roulement
- Participation ponctuelle aux célébrations de mariage le 1er samedi du mois
- Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h avec une heure de pause méridienne

 Lieu de travail:

Mairie du 1er arrondissement - 2 place Sathonay - 69001 Lyon

 Horaires:

37H30 + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2