Un-e Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/27/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s) : 1

Référence : MA9-016648

Date de début : 01/02/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 27/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte : Au cœur de la métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.

La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 34 agents pour une population de 51 600 habitants, se compose de 3 services dont le service «Population».

Elle est administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par la Maire d’arrondissement.

Missions : Sous l'autorité du responsable de service «Population», vous travaillez au sein du pôle Affaires Publiques et participez à la gestion des dossiers élections et recensement de population.

Votre mission principale est l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
- assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, SELLIGENT) ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- appréhender les limites de son domaine d’intervention ;
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement ;
- recevoir, identifier filtrer et orienter les demandes ;
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers ;
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress ;
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Gestion des élections :
- gérer les listes électorales ;
- participer à la préparation et au suivi de la commission de contrôle des listes électorales (convocation des membres, procès-verbal, compte-rendu) ;
- préparer et assurer l’organisation matérielle des bureaux de vote ;
- préparer les opérations de vote en lien son responsable hiérarchique et les élus-es présidents-es des bureaux de vote ;
- assurer une mission de coordination des employés de bureau de vote ;
- assurer une permanence au bureau centralisateur les jours de scrutin.

3. Recensement de la population :
- préparer la campagne (participer au recrutement des agents recenseurs, à la répartition des secteurs et à la vérification d’adresses sur le terrain) ;
- suivre la collecte des agents recenseurs en lien avec le superviseur INSEE et le coordinateur communal ;
- participer à l’encadrement fonctionnel des agents recenseurs ;
- mettre à jour le Répertoire des Immeubles Localisés en lien avec les services de l’INSEE.

4. Traitement administratif des dossiers rattachés au service Affaires Publiques :
- prendre des rendez-vous sur le module "eplanning" pour le dépôt des dossiers ;
- réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes de carte nationale d’identité et de passeport biométriques, d’attestation d’accueil, de recensement citoyen, d’inscription électorale ;
- délivrer des attestations diverses, légalisations de signature et certifications de copie conforme ;
- assurer la gestion des courriers du service, réception, rédaction et envoi ;
- appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité ;
- vérifier la validité des informations traitées ;
- savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes ;
- savoir communiquer des informations claires ;
- savoir faire appel à un relais ;
- appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre ;
- appliquer les procédures de sécurité documentaire.

5-Suivi d’activité :
- savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire ;
- mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention ;
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- prioriser le travail en fonction du plan de charge.

6. Tri, classement et archivage :
- organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents ;
- mettre à jour les tableaux d’archivage ;
- suivre les procédures d’archivage.

Activités spécifiques :

- assurer la fonction de référent-e sur une thématique ;
- participer aux réunions dans son domaine d’activité ;
- recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques ;
- intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité du service population ;
- assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie d’avances et de recettes (quêtes, dons et secours), la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’assistance à la célébration des mariages.

Profil recherché :

Connaissances et Savoir-Faire
- Connaissance de l’arrondissement, de l’institution Ville de Lyon et des partenaires institutionnels
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
- Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Connaissances juridiques : état civil, droit des étrangers
- Techniques d’écoute active et d’accueil du public
- Techniques d’expression écrite et orale
- Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques ESIRIUS, CITYWEB, CITYREM, SELECT3
- Connaissances des différents canaux d’entrée (dont Selligent)
- Techniques de gestion des conflits
- Techniques d’archivage
- Connaissance des tableaux d’archivage

Qualités
- Qualités relationnelles
- Diplomatie et empathie
- Capacités à travailler en équipe
- Qualités d’adaptation
- Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Réactivité et sens de l’initiative
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur et méthode
- Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
- Respect des contraintes horaires

Conditions spécifiques d'exercice :

- Travail un samedi matin sur 2
- Travail possible un samedi après-midi par an pour l’assistance à l’élu-e lors des célébrations de mariages

Lieu de travail : Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché 69009 LYON

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2