Un-e Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/27/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Ressources humaines

Direction : Relations sociales et vie au travail

Nombre de poste(s) : 1

Référence : DRSVT-016679

Date de début : 15/04/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 27/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte : La Direction des Relations Sociales et de la Vie au Travail est l’une des 5 directions du Secrétariat Général Adjoint aux Ressources Humaines (SGARH), en charge de la santé au travail, médecine préventive, relations sociales, service social et prestations sociales ainsi que mission handicap.

Le Comité des Oeuvres Sociales de la Ville de Lyon est une association de type 1901, créée pour apporter au personnel des prestations sociales, culturelles, sportives et de loisirs, afin de contribuer à l’épanouissement dans le travail.

Le secrétariat du COS assure l’accueil des agents et contribue à l’administration du service.

Missions : Sous son autorité, et au sein de l’équipe de secrétariat du COS, vous assistez le responsable administratif et financier dans la gestion du service.

Activités principales :

Accueil téléphonique et physique :
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.

Suivi administratif :
- traiter les demandes de prestation par courrier, et par mail ;
- effectuer les saisies informatiques sur outil spécifique ;
- effectuer le travail de secrétariat lié à l’activité (courriers, comptes rendus, convocations,...) ;
- suivre les relations avec les partenaires extérieurs ;
- renfort sur les locations vacances.

Suivi comptable :
- assurer la tenue de caisse et la gestion des stocks ;
- assurer le suivi des factures et des paiements ;
- apporter une aide à la comptabilité, travail en binôme avec le cabinet comptable sur le pointage mensuel et sur parfois les différentes opérations comptables associées ;
- coordonner les opérations d’envoi de chèques cadeaux.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
- Outil informatique : logiciel spécifique et ses différentes applications, Word, EXCEL
- Procédures administratives Ville de Lyon
- Notions de comptabilité (connaissance du monde associatif serait un plus)
- Techniques d’expressions orale et écrite
- Notions d’organisation et de gestion du temps

Qualités requises
- Disponibilité, patience, sens de l’accueil, bonne présentation et bonne élocution,
- Connaissance dans la gestion de l’accueil du public téléphonique et physique, savoir gérer des situations pouvant s’avérer parfois conflictuelles,
- Organisation, méthode, contrôle de soi, autonomie
- Sens du service public
- Très grande rigueur (tenue de caisse),
- Expérience et Goût prononcé pour la comptabilité
- Goût du travail en équipe, travail en réseau (Ville, CCAS, Caisse des Ecoles, Conservatoire, PFIAL, Ecole Nationale des Beaux-Arts)
- Aptitude à la polyvalence

Conditions spécifiques d'exercice :

Plusieurs jours par semaine et par téléphone, en contact permanent avec du public.

Lieu de travail : Hôtel de Ville Annexe - 1 place de la Comédie 69001 LYON

Horaires : 37h30 par semaine - 15 jours de RTT par an

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2