Un-e agent-e de gestion administratif-ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/20/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Affaires sociales, aux sports à l'éducation et à l'enfance

Direction: Sports

Nombre de poste(s): 1

Référence: SP-015923

Date de début: 01/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 07/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d'une agglomération de plus d'un million d'habitants, la Ville de Lyon emploie 7500 agents au service d'un territoire en plein expansion (800 millions d'euros de budget annuel).

La Direction des Sports, composée de 450 agents, est en charge de l'exploitation et de l'entretien des différents sites sportifs répartis sur le territoire.

 Missions:

Placé-e sous l’autorité directe du/de la directeur-trice, l’assistant-e participe activement au suivi de l’activité administrative de la direction, à l’élaboration des actes, documents et supports nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des services.

 Activités principales:

Accueil de la Direction des Sports :
- orientation et renseignement pour les personnes se présentant à la direction ;
- accueil téléphonique, gestion et orientation des appels et mails, transmission et suivi des informations.

Gestion de l’agenda du/de la directeur-trice et des opérations liées au courrier entrant-sortant :
- contacts téléphoniques avec les interlocuteurs, transmission de messages et informations ;
- organisation, planification et anticipation de réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports pour les réunions (CODIR, …) ;
- suivi du courrier quotidien, réception, enregistrement, diffusion, envois, … traitement et suivi des courriers signalés, suivi des parapheurs et autres envois dans les services.

Mission de secrétariat pour le/la directeur-trice et les responsables de services :
- mise en forme et rédaction de courriers, notes de service, rapports aux élus-es ;
- copies, classement, organisation des bases de données partagées ;
- suivi et mise à jour des organigrammes, listes diverses pour le/la directeur-trice et le CODIR ;
- gestion du G/ Commun en lien avec le/la correspondant-e informatique ;
- élaboration et suivi de tableaux de bord, contrôle d’activité ;
- appui à l’élaboration et la diffusion des guides, documents de communication divers.

Suivi des rapports au Conseil Municipal et commissions diverses :
- en contact étroit avec les responsables de services concernés de la direction, préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, transmission formalisée aux participants ;
- lien étroit et activité en commun avec les directions et services de la ville concernés (DAJ/ Finances/ Assemblées/etc…).

Gestion administrative de la direction :
- gestion des stocks de fournitures de bureau pour l’ensemble des services de la direction (supports imprimantes, enveloppes et papiers,) ;
- référent-e archivage en lien avec la Direction des Archives Municipales ;
- référent-e cocumentation, suivi des abonnements et lien avec le réseau Métropole-Ville ;
- relais sur le dossier « véhicules de service » pour les utilisateurs et la DLGF-Garage Municipal, suivi des cartes assurance- essence- PV- dossier Trajet Domicile Travail.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- Maîtrise totale des outils bureautiques : Pack office+ Powerpoint+ Outlook
- Connaissance du contexte Ville de Lyon souhaitée + outils VDL notamment GDélib
- Connaissance du cadre de la comptabilité publique
- Rigueur, méthode et grand sens de l’organisation
- Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Disponibilité

QUALITES
- Réserve et discrétion professionnelle
- Dynamisme et réactivité
- Gestion de l’urgence
- Aptitude au travail en équipe et qualités relationnelles
- Sens de l’initiative et autonomie

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Niveau IV (baccalauréat)
– Formation ou expérience spécialisée en secrétariat

 Lieu de travail:

Direction des Sports- 198 avenue Jean Jaurès 69007 LYON

 Horaires:

37h30

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2