Un-e assistant-e de direction - Gestion des Assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/13/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA9-016101

Date de début: 07/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 13/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un 1,3 million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), compte 34 agents pour une population de plus de 51 300 habitants, et se compose de 3 services.

Elle est administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres, présidé par la maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l’autorité du/de la directeur-trice général-e des services, vous assurez les missions d’assistant-e de direction, le suivi des assemblées et l’accueil du public.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous répondez à leurs attente et représentez l’image de la collectivité conformément au cadre réglementaire.

La mairie du 9ème arrondissement s’adapte en continu aux besoins des citoyens ; ainsi vos missions peuvent être amenées à évoluer dans les prochains mois.

 Activités principales:

1. Préparation, suivi et sécurisation des Assemblées :
- établir et suivre le retro planning lié aux activités des Assemblées ;
- établir l’ordre du jour et les dossiers de séance, en relation avec le Cabinet du Maire ;
- convier les participants, envoyer les rapports, s’assurer du quorum en amont de la séance ;
- organiser les séances du conseil d’arrondissement et des CICA ;
- préparer la salle, s’assurer de l’enregistrement de la séance et mettre sur table les documents en séance si nécessaire ;
- rédiger les procès-verbaux ;
- procéder à l’affichage légal relatif aux conseils d’arrondissement et aux CICA ;
- assurer le suivi des délibérations, en lien avec la Direction des Assemblées ;
- rédiger et suivre les arrêtés du Maire ;
- assurer la reliure des décisions.

2. Assistance et appui technique :
- aider les cadres de la mairie dans la gestion et le suivi opérationnel de projets ou de demandes urgentes ou prioritaires ;
- proposer la mise en place et la gestion d’outils de suivi, de relance ;
- assurer un suivi ponctuel sur un projet, une mission en élaborant, en mettant en forme, et/ou en préparant orme des documents de travail et/ou supports ;
- recueillir les informations nécessaires au montage de manifestations internes ;
- réaliser des supports de communication simples (cartons, courriers, affichettes, mailing …) ;
- participer aux actions de communication interne ;
- recueillir, classer et archiver des documents.

3. Animation de réseaux :
- participer à l’animation des réseaux associatifs de l’arrondissement ;
- intervenir ponctuellement dans les résidences de personnes âgées et dans des lieux publics dédiés.

4. Accueil des usagers :
- assurer principalement l’accueil des seniors et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels et selligent) ;
- inscrire les intéressés-es aux activités de loisirs et voyages proposées par la Ville de Lyon et la MDMS ;
- enregistrer les demandes d’inscription à la Carte Senior et assurer le suivi du fichier ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- anticiper et gérer les conflits ;
- diffuser l’offre culturelle, événementielle, sportive proposée par la Ville de Lyon et informer sur l’offre associative.

5. Organisation et planification des réunions :
- convier les participants ;
- rédiger les ordres du jour ;
- organiser, préparer et participer à des réunions ;
- gérer les réservations de salle de réunion et le matériel nécessaire ;
- prendre des notes et établir des comptes rendus, notamment lors des réunions plénières du personnel et/ou des points thématiques de service (point événementiel, CODIR…).

6. Suivi d’activité :
- tenir à jour et suivre les tableaux de bord ;
- rendre compte à la hiérarchie ;
- organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents.

 Activités spécifiques:

Relations aux associations sportives :
- préparer l’instruction des dossiers de demandes d’occupation régulières et ponctuelles dans les équipements sportifs en lien avec le/la responsable du pôle vie locale, sports, logistique ;
- assurer la gestion et le suivi des conventions liées à l’occupation des établissements sportifs gérés par l’arrondissement ;
- enregistrer les demandes sous l’outil de gestion PLANITEC ;
- assurer la relation avec les utilisateurs (clubs sportifs, associations…), la Direction des Sports, l’Office des Sports du 9ème arrondissement.

Participation à la fonction achat :
- recueillir les besoins des services, établir les fiches de besoins, demander des devis, suivre les commandes en lien avec le pôle comptable centralisé de la DGSPS et les fournisseurs, assurer le suivi du service fait ;
- participer au suivi de l’exécution budgétaire avec la direction ;
- assurer sous la responsabilité du/de la régisseur-se de recettes « opération vacances séniors » la fonction de mandataire sous-régisseur-se ;
- travailler en binôme avec l’agent-e de gestion administrative du pôle vie locale, logistique et sports et assurer son intérim.

Gestion des approvisionnements et des stocks :
- gérer les matériels mis à disposition des services de la mairie ;
- gérer les besoins en fournitures administratives.

 Profil recherché:

Connaissances
- Environnement institutionnel, cadre légal et réglementaire (notamment loi PML)
- Organisation de la collectivité
- Commande publique
- Ouverture sur les réseaux sociaux et les techniques numériques de promotion d’événementiels
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Techniques de secrétariat, de classement et d'archivage
- Outils bureautiques et logiciels métiers (Selligent, Gédélib, File Marker, Astre, Planitec…)

Qualités
- Rigueur et sens de l’organisation
- Réactivité, rapidité d’exécution en raison de délais très contraints, adaptation aux changements
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Neutralité et respect de la confidentialité, diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles
- Aisance avec les outils numériques
- Sens de l’initiative
- Capacités à rendre compte et à alerter
- Capacités à rechercher des informations
- Disponibilité, autonomie et polyvalence



 Conditions spécifiques d'exercice:

- Participation aux conseils d’arrondissement en soirée, éventuellement participation à des permanences ou des événements le samedi
- Réunions occasionnelles avec d’autres services de la Ville

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché et par rotation ponctuelle Mairie annexe de la Duchère

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2