Un-e assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/20/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ressources humaines

Direction: Relations sociales et vie au travail

Nombre de poste(s): 1

Référence: DRSVT-015389

Date de début: 01/09/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 18/08/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au cœur de la métropole lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Le Secrétariat Général Adjoint aux Ressources Humaines (SGARH) est composé de 5 directions, dont la Direction des Relations Sociales et de la Vie au Travail (DRSVT).

Celle-ci est composée de trois services : médecine préventive, relations sociales, et vie au travail.

La DRSVT contribue à la définition, à la mise en place et au suivi de la politique de la Ville en matière de dialogue social et de santé au travail au sens large.

Elle pilote à ce titre deux instances de la représentation du personnel : le Comité Technique (CT) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et d’amélioration des Conditions de Travail (CHSCT).

 Missions:

Placé-e sous l’autorité du directeur des relations sociales et de la vie au travail, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités.

Vous pouvez être amené-e à assurer des missions de remplacement au secrétariat de direction du Secrétaire Général Adjoint aux Ressources Humaines.

 Activités principales:

- Organisation de l’activité du/de la directeur-rice :
o gestion et mise à jour des agendas ;
o priorisation et rappel des informations/évènements importants ;
o organisation des rendez-vous en fonction des priorités et échéances ;
o planification des RDV et des réunions récurrentes sur l’année ;
o organisation, préparation des réunions (réservation de salles, rédaction de l’ordre du jour, convocation, gestion des documents) ;
o réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (organigrammes, tableaux de bord…) ;
o réception, identification, filtrage et orientation des demandes ;
o enregistrement et suivi des courriers signalés ;
o sous l’autorité et en collaboration avec le service des relations sociales, élaboration et mise à jour de l’agenda social.

- Assistance et appui technique :
o assurer le relais de la direction auprès du secrétariat de l’élu-e en charge des RH et du dialogue social ;
o être un-e interlocuteur-trice auprès des autres directions du SGARH notamment sur les délais de constitution des dossiers (plan de gestion des emplois, budget, formation…) ;
o réaliser des recherches bibliographiques ou documentaires sur demande du directeur.

- Organisation et planification de réunions :
o organiser, préparer et participer à des réunions ;
o organiser les déplacements ;
o rédiger les ordres du jour ;
o s’informer auprès du service des relations sociales des demandes des syndicats dans la perspective de rencontres régulières bilatérales ;
o assurer en collaboration (ou en remplacement du/de la référent-e), les missions propres à l’antenne de gestion RH.

- Participation à la gestion des ressources humaines de la Direction :
o suivre les congés et absences des chefs de service de la direction ;
o renseigner des documents de suivi RH
o suivre les dossiers transverses RH.

- Traitements administratifs :
o intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;
o prendre des notes et formaliser par un compte rendu de réunion ou un relevé de décisions ;
o préparer les dossiers transverses à caractère RH ou social afin de faciliter la prise de décision du directeur ;
o mettre en forme tous types de documents, notamment les documents de présentation d’exposés ;
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
o trier, classer et archiver les documents ;
o veiller au suivi des abonnements bibliographiques ;
o Gérer les fournitures, le stock de papier pour impression, les équipements….

- Accueil physique et téléphonique
o adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation, en particulier avec les organisations syndicales et leurs représentants ;
o recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des services et partenaires ;
o informer et expliquer les modalités de prise en charge et les règles relatives à la gestion de leurs demandes.

 Activités spécifiques:

 

 Profil recherché:

- Maîtrise des techniques de secrétariat et de la fonction d’assistante
- Bonne expression, orale et écrite
- Techniques d’organisation administrative (classement, traitements des dossiers, archivage)
- Prise d’initiatives et autonomie dans un cadre donné
- Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Office, Pdf)
- Progiciels spécialisés (GTA, Astre RH)
- Idéalement, connaissance des instances paritaires (CT, CHSCT, CAP)
- Rigueur administrative, confidentialité
- Réactivité, résistance au stress
- Bonne organisation personnelle (gestion du temps et des priorités)
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

 Conditions spécifiques d'exercice:

 

 Lieu de travail:

Annexe de l’Hôtel de ville - Place Louis Pradel 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2