Un-e assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/5/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ccas

Direction: Centre communal d'action sociale

Nombre de poste(s): 1

Référence: CCAS-015992

Date de début: 01/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 05/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 465 agents permanents et non-permanents (besoins occasionnels, remplaçants, saisonniers, vacataires, apprentis, services civiques…).

Il met en œuvre la politique sociale municipale et développe ainsi différentes activités d’aide et d’accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés en luttant contre les exclusions.

 Missions:

Placé-e sous l’autorité hiérarchique du/de la Secrétaire Général-e, vous assurez les missions d’assistant-e de direction à hauteur de 50% de votre temps de travail pour la direction générale du CCAS.

Vous occuperez à hauteur de 50% de votre temps de travail les fonctions d’assistant-e de direction auprès du/de la chef-fe de service gérontologie.

Vous devrez assurer la continuité de service du secrétariat de la direction générale du CCAS en priorité.

 Activités principales:

Pour le Secrétariat Général du CCAS :
- assurer l’interface entre la direction générale et les interlocuteurs internes et externes ;
- réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas, etc.) ;
- assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
- organiser et planifier des réunions ;
- apporter un appui bureautique et logistique à l’organisation des Conseils d’Administration (CA), du CCAS (convocations, photocopies, frappe de rapports, élaboration de planning opérationnel, supports à la préparation et mise en œuvre du CA, envoi des délibérations en Préfecture, suivi des délibérations et des conventions avec les services du CCAS…

Pour le secrétariat auprès du/de la chef-fe de service gérontologie :
- assurer l’interface entre le service gérontologie et les interlocuteurs internes et externes ;
- assurer la gestion du secrétariat en binôme avec l’autre assistante du service (prise de rendez-vous, gestion de plannings, frappe de courriers, élaboration et suivi de tableaux de bord, mise en forme des documents, diaporamas Powerpoint, classement et archivage ;
- vous êtes le/la référent-e archives des deux services et faites le lien avec les Archives Municipales de Lyon) ;
- assurer l’accueil téléphonique et physique du service ;
- assurer le suivi de dossiers (collecte et transmissions d'informations), des projets et activités du service.

 Activités spécifiques:

Vous pouvez être amené-e, dans le cadre de vos missions, à effectuer des remplacements à l’accueil du siège du CCAS.

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Fonctionnement des services du CCAS et de la Ville de Lyon et organisation des instances
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes…)
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Maitrise des outils de dématérialisation du Conseil d’administration (FAST DOCAPOST…)
- Connaissance de l'application GEDELIB appréciée
- Connaissance de l'application EASY SOIN appréciée

QUALITES
- Ecoute et capacité de retranscription
- Qualités relationnelles (avec les partenaires : administrateurs [élus-es et associatifs], services internes CCAS et Ville de Lyon)
- Rigueur
- Sens de l'organisation et de l'initiative, autonomie, discrétion professionnelle, curiosité professionnelle
- Travail en équipe

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Poste en accès direct
- Poste télétravaillable pour une partie des missions

 Lieu de travail:

Siège du CCAS : 23, rue Delandine - 69002 LYON

 Horaires:

37h30/semaine (27 CA+15 RTT)

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2