Un-e Gestionnaire Administratif-ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/16/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Sécurité et prévention

Nombre de poste(s) : 1

Référence : DSP-016790

Date de début : 01/01/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 16/03/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte : Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est une ville reconnue en Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique et solidaire.

Au cœur de la métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS) compte 1 200 agents répartis dans 8 directions : Direction des Mairies d'arrondissement, Direction de l'Écologie Urbaine, Direction de la Sécurité et Prévention, Direction de la Police Municipale, Direction de la Régulation Urbaine, Direction des Cimetières, Direction de la Qualité du Service au Public - Lyon en Direct et Courrier- , Direction du Cadre de Vie, et un Secrétariat Général en charge de la coordination de leurs ressources.

La Direction de la Sécurité Prévention composée de cinq services intervient dans les domaines suivants : sécurité civile, prévention de la délinquance, préservation de la tranquillité publique, ainsi que dans le domaine de l’accessibilité des personnes handicapées dans les établissements recevant du public (ERP).
Elle met en œuvre une permanence 24h/24 365 jours par an, « l’astreinte sécurité ».

Le service Sécurité Civile a en charge :
- les risques incendie et de panique dans les ERP ;
- les risques et les défauts d’entretien des constructions ;
- les risques liés aux sols et au sous-sol, et en particulier sur le secteur des balmes.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable de cellule administrative du service des ERP / Immeuble de Grande Hauteur (IGH), vous êtes chargé-e de la mise en place des procédures et du suivi de la dématérialisation de l’ensemble des dossiers et documents du service en lien avec les techniciens, le service de l’urbanisme appliquée et les services métropolitain en charge de cette thématique.

Vous serez également chargé-e de la gestion des dossiers entrants et sortants, de la planification des visites de commission de sécurité, de la gestion du courrier et des archives du service.

Activités principales :

1. Dématérialisation :
- élaborer en lien avec les membres du service les procédures de dématérialisation de l’ensemble des documents du service ;
- structurer et numériser les documents présents et futurs au travers d’une Gestion Electronique des Documents (GED) ;
- organiser et réaliser l’archivage numérique et physique ;
- assurer le suivi de gestion de l’archivage numérique et s’assurer du respect des règles de numérisation définies par la Ville de Lyon ;
- être référent-e archivage numérique auprès des Archives Municipales.

2. Secrétariat du service :
- enregistrer avec l’agent-e accessibilité, les dossiers à soumettre à la commission communale de sécurité et d’accessibilité ;
- réaliser l’archivage (physique et numérique) du service.

3. Suivi et planification des visites et commissions sécurité :
- organiser, et préparer les visites de sécurité en lien avec les services intérieurs et extérieurs (Direction de l’Aménagement Urbain, Service Départemental d'Incendie et de Secours…) ;
- assister l’organisation des visites de sécurité et participer au suivi de la Sous-Commission Départementale de Sécurité et de la Sous-Commission Départementale d’Accessibilité.

4. Gestion du courrier :
- réceptionner, trier et traiter les courriers et courriels entrants ;
- rédiger, frapper et transmettre des courriers ;
- participer à la permanence des secrétariats pour l’acheminement et le retour des parapheurs et courriers vers le secrétariat du Directeur Général Adjoint ou de l’Adjoint au Maire.

5. Accueil et information des usagers :
- analyser les demandes et le statut juridique des demandeurs ;
- identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches ;
- effectuer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels, prendre les messages et apporter un premier niveau de réponse) ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.

6. Compte-rendu et suivi d’activité :
- participer à l’élaboration des tableaux et rapports de suivi d'activité ;
- participer à l’élaboration des outils de gestion des avis défavorables des commissions et en assurer le suivi ;
- organiser ses tâches en fonction du plan de charge ;
- proposer des améliorations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
- Maîtrise des outils bureautiques WORD, EXCEL, POWER POINT,
- Maîtrise de l’élaboration et de la gestion de tableaux de bord
- Connaissances dans le domaine de la sécurité des ERP
- Prise en main de l’application métier SIS spécifique des ERP
- Bonne culture générale
- Bonnes capacités rédactionnelles

Qualités
- Très bons sens du relationnel
- Sens des responsabilités, rigueur, autonomie, disponibilité
- Capacités d’initiatives
- Sens de la communication et du travail en équipe
- Aisance relationnelle et ouverture d’esprit

Conditions spécifiques d'exercice :

- Permanences d’accueil téléphonique à 8h00 et à 17h00, par roulement
- Horaire du poste hors permanences précitées : 9h00 à 17h30

Lieu de travail : 1 rue de la République 69001 LYON

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3