Un-e gestionnaire administratif -ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/7/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Secrétariat général

Direction: Assemblées

Nombre de poste(s): 1

Référence: ASS-015955

Date de début: 01/10/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 07/11/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

La Direction des Assemblées est rattachée au Secrétariat Général de la Ville de Lyon.

En lien étroit avec les membres de la Direction Générale et le Cabinet du Maire, la Direction des Assemblées :
- coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils Municipaux, des commissions et des Conseils d’Arrondissement ;
- établit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus-es dans les organismes internes et externes ;
- assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication ;
- assure la mise en œuvre du statut de l’élu-e (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités).

 Missions:

Rattaché-e au/à la responsable du pôle Ressources et Statut de l’élu-e, vous êtes chargé-e) de la gestion des groupes d’élus-es du Conseil Municipal et de la salle du Conseil.

Vous assurez également la gestion administrative des personnels des groupes politiques.

 Activités principales:

Assistance et appui technique pour assurer le fonctionnement quotidien des groupes politiques :
- être l’interlocuteur-trice privilégié-e des groupes politiques dans la gestion de leur fonctionnement quotidien ;
- suivre et gérer les dépenses liées au fonctionnement des groupes politiques, « affectation de locaux, achat de matériel de bureau, prise en charge des frais de documentation, de courrier et de télécommunication » ;
- assurer la gestion comptable des dépenses des groupes ;
- gérer les locaux affectés aux groupes en matière de travaux d’entretien et de rénovation, en lien avec la Direction des Bâtiments et assurer la maintenance en lien avec la direction des sites ;
- instruire les demandes diverses des groupes au regard de la réglementation et des pratiques en cours ;
- rechercher et proposer de solutions, si besoin en lien avec le Cabinet du Maire ;
- assurer l’interface entre les groupes politiques, les directions de la ville concernées et les prestataires extérieurs ou fournisseurs ;
- être garant-e d’une gestion conforme à la réglementation et harmonieuse entre les groupes ;
- suivre et alerter la hiérarchie sur les demandes sortant du champ des dépenses autorisées par la réglementation en vigueur ou par la pratique en cours ;
- produire un état mensuel des dépenses et alerter sur les risques de dépassement des enveloppes ;
- tenir à jour un inventaire du matériel et du mobilier mis à disposition des groupes politiques.

Gestion administrative du personnel des groupes politiques, en binôme avec le/la référent-e RH :
- assurer la gestion administrative quotidienne des agents des groupes politiques ;
- informer régulièrement le/la référent-e RH sur cette gestion ;
- être en mesure de fournir une réponse de premier niveau (orienter, communiquer un formulaire) ;
- participer à la construction et au développement de l’espace RH de la direction (base de données des formulaires, des règles de base….).

Gestion de la salle du Conseil municipal :
- gérer les emplacements dédiés au public et aux groupes politiques ;
- diffuser au Cabinet du Maire l’agenda des visites du public en séance de Conseil ;
- tenir à jour l’agenda d’utilisation de la salle ;
- assurer l’interface avec les huissiers pour le bon fonctionnement des installations de sonorisation ;
- assurer l’interface avec la direction des sites pour le bon entretien de la salle (chauffage, éclairage…).

Compte-rendu et suivi d’activité :
- organiser ses tâches en fonction du plan de charge ;
- proposer des améliorations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention ;
- élaborer des tableaux et rapports de suivi d'activité.

Participation à l’élaboration du budget :
- participer à la préparation du BP ;
- participer au suivi du BP.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Droit des élus-es et des groupes politiques
- Logiciels bureautiques
- Progiciels spécialisés (Astre…)
- Organisation
- Techniques rédactionnelles appréciées

QUALITES
- Neutralité, diplomatie, discrétion
- Rigueur, méthode, réactivité
- Respect de la confidentialité
- Fermeté et diplomatie dans la relation aux groupes

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Hotel de Ville 1 place de la comédie 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 avec CP et RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : BG3