Un-e responsable de cellule administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/30/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Sécurité et prévention

Nombre de poste(s): 1

Référence: DSP-015903

Date de début: 01/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 30/10/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS) compte 1 200 agents répartis dans 8 directions (Direction des Mairies d'Arrondissement, Direction de l'Écologie Urbaine, Direction de la Sécurité et Prévention {DSP}, Direction de la Police Municipale, Direction de la Régulation Urbaine, Direction des Cimetières, Direction de la Qualité du Service au Public "Lyon en Direct et courrier", et la Direction du Cadre de Vie).

Un Secrétariat Général est chargé de la coordination des ressources de celles-ci.

La DSP composée de cinq services intervient dans les domaines suivants : sécurité civile, prévention de la délinquance, préservation de la tranquillité publique, ainsi que dans le domaine de l’accessibilité des personnes handicapées dans les Etablissements Recevant du Public (ERP).

Elle met en œuvre une "astreinte sécurité" 24h/24 365 jours par an, « ».

Le service des ERP/IGH a en charge :
- les risques incendie et de panique dans les ERP ;
- la gestion de la commission communale de sécurité et d’accessibilité ;
- le suivi des établissements sous avis défavorable.

 Missions:

Sous l’autorité du/de la chef-fe de service, vous avez en charge l’animation et le pilotage du secrétariat du service des ERP/IGH composé de 4 personnes, la gestion de la commission communale de sécurité, le suivi de la sous commission départementale de sécurité et d'accessibilité, en particulier des actes administratifs liés à cette dernière.

Gestionnaire de l’outil métier spécifique (application SIS-PREVENTION), vous serez l’interface entre les utilisateurs métiers et les différents partenaires (Editeur du logiciel, DSIT, etc.).

Garant-e du maintien opérationnel de l’outil métier, vous collecterez et proposerez les évolutions nécessaires et règlementaires.

 Activités principales:

1. Animation et pilotage de l’unité :
- organiser et superviser le travail des 4 agents-es placés-es sous votre autorité en fonction des dossiers prioritaires et du calendrier des commissions ;
- assurer et organiser la diffusion d’informations ;
- contribuer au développement professionnel des agents-es ;
- repérer, réguler les dysfonctionnements internes ;
- effectuer les entretiens professionnels des agents-es placés-es sous votre autorité ;
- proposer des adaptations.

2. Préparation et participation aux commissions de sécurité et d’accessibilité :
- assurer la gestion de la commission communale de sécurité et d’accessibilité (commission en salle, ordre du jour, visites, études, etc.) ;
- participer aux séances de la commission.

3. Gestion des dossiers :
- assurer la gestion fonctionnelle de la base de données des ERP ;
- rédiger des actes administratifs, notamment les arrêtés et consolider juridiquement les courriers et documents du service ;
- tenir à jour le fichier des ERP ;
- effectuer un suivi spécifique des prescriptions pour les établissements dits « à sommeil » et des établissements sous avis défavorable ;
- prendre en charge la gestion de l’archivage des dossiers du service en lien avec les archives municipales ;
- assurer une veille règlementaire sur son domaine.

4. Compte-rendu d'activité :
- élaborer des bilans annuels, des requêtes et différents indicateurs de gestion du service et rendre compte à la hiérarchie ;
- rédiger des comptes rendus des débats de la commission et des diverses réunions.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances et Savoirs faire
- Droit administratif et droit civil, bases consolidées, connaissances en droit pénal
- Aptitudes au management avec expérience confirmée
- Bonnes connaissances des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK)
- Bonne connaissance de la gestion administrative d’un service
- Bonne culture générale
- Très bonnes capacités de rédaction
- Qualité de l’expression écrite et orale
- Management d’une équipe
- Très bonne organisation avec mise en place de plannings
- Animation et conduite de projets
- Maîtrise des techniques de secrétariat (publipostage, champs de fusion, etc.)

Qualités
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Disponibilité
- Esprit d’équipe
- Sens du travail en commun
- Aisance relationnelle et ouverture d’esprit
- Qualités d’animation et force de proposition
- Confidentialité et réserve
- Méthode et rigueur




 Conditions spécifiques d'exercice:

Vous pouvez exceptionnellement être appelé-e à travailler en horaires décalés.

Vous pouvez être amené-e à effectuer des visites de sécurité dans les ERP.

 Lieu de travail:

1, Rue de la République - 69001 LYON

 Horaires:

37H30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : BG2