Un-e responsable d'unité carrière et gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/22/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ccas

Direction: Centre communal d'action sociale

Nombre de poste(s): 1

Référence: CCAS-016365

Date de début: 07/01/2021

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 22/01/2021

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 465 agents permanents et non-permanents (besoins occasionnels, remplaçants, saisonniers, vacataires, apprentis, services civiques…).
Il met en œuvre la politique sociale municipale et développe ainsi différentes activités d’aide et d’accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et aussi de lutte contre les exclusions.

 Missions:

Placé-e sous l’autorité du Responsable des Ressources Humaines (et en son absence, sous la responsabilité fonctionnelle du Responsable du Pôle Emploi et Compétences, Adjoint RRH), vous coordonnez l’unité de gestion administrative et le suivi de la carrière des agents du CCAS de la Ville de Lyon (environ 500 paies), gérez et contrôlez l’ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires.
Tout en apportant votre expertise sur ces domaines, vous encadrez l’activité des 4 agents de gestion RH en charge du traitement et du suivi des actes administratifs.
Vous travaillez en lien avec les autres cellules du Pôle RH (recrutement, insertion/formation) et participer activement au pilotage du service en lien avec la Direction Générale des Ressources Humaines de la Ville de Lyon (DGRH) , notamment sur l’impact des changements de situation sur la gestion des effectifs et sur l’état d’avancement des recrutements, portés par le Pôle Emploi et Compétences..

 Activités principales:

Encadrement d’équipe :
- Encadrer et évaluer l’équipe de gestionnaires composée de 4 agents et veiller au bon fonctionnement de la cellule par un travail de cohésion d’équipe,
- Conseiller et coordonner l’équipe, organiser le travail en fonction des dossiers prioritaires et notamment du calendrier de paie,
- Vérifier la bonne réalisation des missions de la cellule et être garant du bon suivi des dossiers,
- Piloter et animer les réunions d’équipe.

Gestion administrative du personnel :
- Conduire et contrôler les procédures administratives en respectant les circuits de la Ville de Lyon et du CCAS,
- Sécuriser les actes et les procédures administratives et réglementaires,
- Optimiser les procédures RH et garantir la qualité des services,
- Organiser la constitution, la mise à jour et l’archivage des dossiers individuels des agents en lien avec la DGRH de la Ville de Lyon,
- Organiser la distribution des titres-restaurant, des bons du COS et des tickets TCL au sein des sites.

Gestion des carrières :
- Veiller à la conformité des procédures administratives et réglementaires, voire proposer des adaptations en fonction des évolutions, assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des services,
- Préparer les dossiers pour les commissions administratives paritaires (CAP), en lien avec le RRH et le secrétariat du service (tableaux d’avancement et de promotions interne, envoi des supports d’évaluation,…),
- Assurer la gestion de la procédure disciplinaire, en lien avec le RRH : alerter le RRH sur des situations pré-disciplinaires, renseigner les services sur la procédure disciplinaire, préparer les dossiers en lien avec les managers et le RRH, contrôler les actes administratifs portant sanction à l’issue de la procédure,
- Accompagner les gestionnaires dans la rédaction d’actes administratifs complexes en appui du RRH.

Gestion de la paie :
- Intégrer les échéanciers de paie établis par la DGRH - Ville de Lyon au planning de l’équipe et en garantir la bonne exécution,
- Contrôler les opérations de paie (demandes d’acompte, régimes indemnitaires dérogatoires, primes, heures supplémentaires et complémentaires, autre éléments variables,…),
- Etre l’interlocuteur/-trice de la Trésorerie, en lien avec le Pôle Finances,
- Assurer le suivi des situations individuelles complexes.

Compte-rendu d’activité :
- Elaborer et tenir à jour des tableaux de bord, statistiques, suivi d’activité sur ces thématiques, en lien avec l’équipe,
- Participer aux réunions du groupe de direction RH en s’appuyant sur le suivi des dossiers carrière et gestion administrative,
- Organiser le recensement des éléments de grèves (tableaux de réquisition pour les EHPAD) et la saisie en paie, établir et communiquer les états de grèves, élaborer des statistiques de grèves en lien avec le secrétariat du service.

Conseil et appui technique :
- Apporter son expertise dans son périmètre d’intervention,
- Fournir un appui technique et formatif aux agents de l’unité et à ses collaborateurs,
- Apporter systématiquement de l’aide sur les dossiers urgents et sensibles,
- Effectuer les réponses aux courriers liés à des situations sensibles ou complexes, en lien avec le secrétariat du service,
- Fournir un appui technique à la Cellule recrutement pour l’élaboration des simulations de paie,
- Exploiter les applications dédiées à la gestion du personnel et réaliser des requêtes dans l’outil approprié,
- Suivre les évolutions réglementaires du statut des agents territoriaux (carrière, rémunération, etc.).

Participation à des projets RH transversaux :
- Apporter une expertise sur son domaine d’activité,
- Participer aux projets RH transversaux de la Direction,
- Participer à des réseaux d’échanges professionnels
.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES :
- Statut de la Fonction Publique Territoriale,
- Procédures internes et réglementation concernant les domaines d’intervention : doctrines de la collectivité en matière de ressources humaines, orientations en matière de gestion du temps de travail, discipline, politique salariale de la collectivité, instances, processus et circuits de décisions, …,
- Connaissances en paie,
- Organisation et fonctionnement des établissements du CCAS,
- Animation/encadrement d’équipe,
- Maîtrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, OUTLOOK,
- Connaissance des progiciels spécialisés : ASTRE RH, CHRONOGESTOR/GTA (gestion du temps),
- Méthodes d’élaboration de tableaux de bord.

QUALITES :
- Qualités relationnelles,
- Sens du travail en équipe,
- Discrétion,
- Force de propositions,
- Savoir rendre compte,
- Réactivité,
- Pédagogie.

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Permanence d’accueil de la cellule selon les horaires définis,
- Présence dans la mesure du possible pendant les périodes de paie,
- Organisation des horaires et des absences concertée avec les autres responsables afin d’assurer la continuité du service,
- Poste télétravaillable.

 Lieu de travail:

CCAS : bâtiment RINCK - 23 rue Delandine 69002 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : BG1