Un-e secrétaire en charge de l’assistanat de la direction et de l’encadrement de l’accueil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/12/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Affaires sociales, aux sports à l'éducation et à l'enfance

Direction: Education

Nombre de poste(s): 1

Référence: EDUC-014848

Date de début: 01/02/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction de l’Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles. Elle accueille 38 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 200 écoles maternelles et élémentaires.

 Missions:

Sous la responsabilité du/de la directeur-trice de l’Education, vous assistez le/la directeur-trice et le/la directeur-trice adjoint-e et leur permettez d'exercer au mieux leurs activités. Vous organisez et coordonnez l’accueil de la Direction de l’Education

 Activités principales:

• Organisation de la vie professionnelle de la direction :
- Organiser l'agenda et prise des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances.
- Prioriser et rappeler les informations importantes.
- Transmettre les messages.
- Traiter et diffuser les informations.
- Organiser les déplacements.
- Suivre les congés des cadres de la Direction et établir le planning.

• Organisation et planification des réunions :
- Organiser, préparer et participer à des réunions, convier les participants, rédiger les ordres du jour, gérer les réservations de salle de réunion, prendre des notes et établir des comptes-rendus.

• Propositions de rédaction et saisie de documents de formes et contenus divers :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (courriers, rapports, notes, tableaux, diaporama…).
- Trier, classer et archiver des documents physiques et électroniques.
- Réceptionner, trier et traiter le courrier.
- Proposer des projets de courriers.

• Suivi des projets et activités de la direction :
- Suivre les courriers signalés de la direction et les parapheurs.
- Gérer les délibérations de la direction (de la rédaction au suivi des visas).
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Rendre compte à la hiérarchie.
- Suivre les décisions.
- Renseigner des documents de suivi.
- Mettre en œuvre la logistique liée aux évènements de la direction.

• Accueil des usagers :
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes.
- Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches.
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à la gestion de leur demande.

• Instruction des dossiers :
- Préparer les dossiers de la direction notamment pour la commission Education/Enfance.
- Rechercher et diffuser des informations et des documents.
- Assister dans la gestion de dossiers thématiques.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et les courriels.

• Encadrement d’équipe et organisation de l’accueil de la direction (2 à 3 agents):
- Identifier les besoins de la direction en termes d’accueil et de circulation de l’information.
- Piloter et suivre l’activité de l’accueil de la direction, organiser sa continuité et gérer les absences
- Encadrer et évaluer les agents de l’accueil, les accompagner vers le développement de leurs compétences professionnelles (formations…).

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet).
- Progiciels spécialisés (GEDELIB, SELLIGENT et GTA).
- Organisation et activités des services.
- Techniques d'expression orale et écrite.
- Techniques de classement et d'archivage.
- Techniques de secrétariat : prise de note, rédaction, prise de rendez-vous, gestion d’agenda…
- Gestion du temps.

SAVOIRS FAIRE ET ETRE
- Discrétion.
- Sens de priorité.
- Sens de l’organisation.

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

198 avenue Jean Jaurès 69007 LYON

 Horaires:

37H30 + 15 Jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2