Un-e Secrétaire - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/22/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Sécurité et prévention

Nombre de poste(s) : 1

Référence : DSP-016602

Date de début : 01/01/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 21/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte : Au cœur de la Métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.

Au sein de la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, la Direction de la Sécurité Prévention composée de trois services intervient dans les domaines suivants : sécurité civile, prévention de la délinquance, préservation de la tranquillité publique, ainsi que dans le domaine de l’accessibilité des personnes handicapées dans les établissements recevant du public (ERP). Elle met en œuvre une permanence 24h/24 365 jours par an, « l’astreinte sécurité »

Le service Sécurité Civile a en charge :
- les risques incendie et de panique dans les ERP,
- les risques et les défauts d’entretien des constructions,
- les risques liés aux sols et au sous-sol, et en particulier sur le secteur des balmes.

Missions : Au sein du secrétariat des ERP et sous l’autorité du responsable de service, vous êtes en charge de l’assistance à la gestion de la Commission Communale de Sécurité et d’Accessibilité (CCSA), le suivi de la sous-Commission Départementale de Sécurité (CDS), et celle d’accessibilité, ainsi que de tous les actes administratifs qui y sont liés.

Activités principales :

1. Suivi et planification des visites et commissions sécurité :
- préparer et collecter les dossiers à soumettre à la CDS et transmettre les avis ;
- organiser, et préparer les visites de sécurité en lien avec les services intérieurs et extérieurs (Direction de l’Aménagement Urbain, Service Départemental d'Incendie et de Secours…) ;
- participer à la rédaction des procès-verbaux de la commission ;
- assister l’organisation des visites de sécurité et participer au suivi de la sous-CDS et de la sous-Commission Départementale d’Accessibilité (CDA).

2. Suivi et mise en forme de travaux de bureautique :
- prendre des notes et mettre en forme tous types de documents ;
- réaliser la saisie de documents de formes contenus divers ;
- trier, classer et archiver des documents et dossiers administratifs.

3. Gestion du courrier :
- réceptionner, trier et traiter les courriers et courriels entrants ;
- frapper et transmettre des courriers ;
- participer à la permanence des secrétariats pour l’acheminement et le retour des parapheurs et courriers vers le secrétariat du Directeur Général Adjoint ou de l’Adjoint au Maire.

4. Accueil des usagers :
- identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches ;
- effectuer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels, prendre les messages et apporter un premier niveau de réponse) ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.

Activités spécifiques :

 

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…)
- Maîtrise des outils bureautique (word, excel) et de communication
- Maîtrise des techniques de rédaction de courriers et comptes rendus
- Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire
- Connaissance des applicatifs et logiciels métiers
- Gestion des priorités

CONNAISSANCES
- Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des collectivités
- Connaissance des pouvoirs de police du maire en matière de lutte contre l’incendie et les risques de panique
- Connaissance de la réglementation des ERP
- Connaissance des partenaires compétents
- Techniques d’expression orale et écrite

QUALITES
- Rigueur et qualités d’organisation
- Sens du travail en équipe
- Réactivité
- Autonomie
- Discrétion
- Adaptabilité et disponibilité, notamment pour la tenue des permanences

Conditions spécifiques d'exercice :

 

Lieu de travail : 1 rue de la République 69001 LYON

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT/an

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG3