Agent-e de Gestion Administrative - Direction des Assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/16/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Assemblées

Référence : ASS-017711

Date de début : 01/12/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 21/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Direction des Assemblées est rattachée au Secrétariat Général de la Ville de Lyon.

En lien étroit avec les membres de la Direction Générale et le Cabinet du Maire, la Direction des Assemblées :
• Coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils municipaux, des commissions et des Conseils d’arrondissement
• Établit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus dans les organismes internes et externes
• Assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication
• Assure la mise en œuvre du statut de l’élu (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités)

Missions : Rattaché-e au responsable du pôle Elus-es et groupes politiques, vous êtes chargé-e de la gestion administrative et comptable des déplacements et des formations des élus-es.

Activités principales :

Suivi des demandes de déplacements et de formation des élus-es, en lien avec les élus-es ou leurs assistants-es et avec le Cabinet du Maire :
• Instruire les demandes de prise en charge de frais de formation ou de frais relatifs à des déplacements effectués dans le cadre des délégations des élus-es (déplacement, nuitées et restauration) au regard de la réglementation et des marchés en cours
• Suivre et alerter la hiérarchie sur les missions sortant du champ de délégation et devant faire l’objet d’une délibération pour mandat spécial eu égard à la réglementation en cours
• Effectuer des études de faisabilité sur le portail de réservation
• Coopérer avec le Cabinet du Maire pour la validation des demandes
• Suivre les enveloppes budgétaires des élus-es
• Alerter sur les prévisions de dépassement
• Gérer les demandes de déplacement et/ou de formation, les bons de commande et fiches de remboursement par l’intermédiaire de tableaux de gestion et de suivi
• Assurer la gestion comptable des dépenses et des remboursements afférents
• Gérer les abonnements annuels et des carnets de tickets TCL des élus-es

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
• Elaborer (en début de mandat) et mettre à jour le fichier de gestion des élus (changement d’adresse, de RIB, de fonction, etc)
• Gérer l’historique des données de statut et de mandat des élus-es dans l’outil de base de données EUDONET ; programmer et mettre en forme des extractions de ces données

Suivi d’activité :
• Participer à l’élaboration des budgets et des comptes administratifs
• Suivre statistiquement les déplacements et les formations effectuées par les élus-es
• Assurer une continuité de service sur la mission antenne de gestion des groupes politiques et des agents de la direction
• Etre en mesure d’assurer ponctuellement une commande urgente en l’absence des autres agents du pôle (instruction de la demande, émission du bon de commande, suivi de livraison, sous la responsabilité de la hiérarchie)

Activités spécifiques :

Profil recherché :

- Logiciels bureautiques
• Progiciels spécialisés (Astre ; portail de réservation agence de voyages, EUDONET, chronogestor,…)
• Bon niveau de rédaction

• Neutralité, diplomatie, discrétion
• Organisation
• Rigueur, méthode, réactivité
• Respect de la confidentialité

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : Hôtel de Ville – 69001 LYON

Horaires : 37h30 + RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2