Un-e gestionnaire administratif -ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/7/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Assemblées

Nombre de poste(s) : 1

Référence : ASS-015955

Date de début : 01/05/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 25/04/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte : Capitale régionale, métropole européenne, dotée d’un poids démographique et économique, Lyon est une ville influente et complète, qui sait catalyser un dynamisme global (pôle universitaire de recherches, grandes écoles nationales, filières et recherche, pôle hospitalier, pôle culturel et patrimonial, plateforme multimodale de transports).

A l’œuvre pour faire de Lyon une métropole plus respirable et plus solidaire, une ville de la transition écologique et solidaire, le projet municipal se veut en phase avec l’écologie politique et les grands enjeux environnementaux mais aussi avec ses habitants.

Ce projet bénéficie de l’expertise et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnais.

Rattachée au Secrétariat Général des Services, et en lien étroit avec les membres de la Direction Générale et le Cabinet du Maire, la Direction des Assemblées :
- coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des conseils municipaux, des commissions et des conseils d’arrondissement ;
- établit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus-es dans les organismes internes et externes ;
- assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication ;
- assure la mise en œuvre du statut de l’élu-e (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités …).

Missions : Rattaché-e au responsable du pôle ressources et statut de l’élu-e, vous êtes chargé-e de la gestion administrative des élus-es et des personnels des groupes politiques et vous assurez le suivi comptable des enveloppes budgétaires allouées.

Pour assurer la continuité de service, vous suppléez votre binôme en cas d’absence.

Sur un volet plus technique, vous êtes identifié-e comme le/la référent-e informatique de la direction, vous êtes l’appui technique pour assurer le bon fonctionnement quotidien des groupes politiques et assurez la gestion de la salle du conseil municipal.

Activités principales :

En qualité de gestionnaire administratif-ve des élu-es et des groupes politiques, vous élaborez les fiches mensuelles des indemnités des élu-es dans un calendrier contraint, vous suivez leur situation individuelle et les impacts RH.
Vous êtes l’interlocuteur-trice privilégié-e des élu-es et des groupes politiques.
Pour répondre à leurs sollicitations, vous suivez l’actualité réglementaire et assurez un reporting auprès de votre hiérarchie.
Sur le volet budgétaire, vous gérez les enveloppes de frais de réception des adjoint-es et suivez l’état de consommation de ces enveloppes. Vous gérez également les dépenses liées au fonctionnement des groupes politiques (achat de matériel, frais divers etc…) et savez alerter votre hiérarchie si nécessaire.
En qualité d’assistant-e informatique de proximité, vous émettez un diagnostic de 1er niveau pour les pannes ou pour les besoins informatiques de la direction et participez aux projets d’évolution de la Direction.

Vous êtes l’assistant-e technique des groupes politiques et assurez la gestion des locaux affectés aux groupes en matière de travaux d’entretien et de rénovation, en lien avec la direction des bâtiments et assurez la maintenance en lien avec la Direction des Sites.

Pour assurer la gestion de la salle du conseil municipal vous faites l’interface avec les différentes directions concernées (Cabinet du Maire, Direction des Sites).

Les activités du poste sont susceptibles d’évoluer pour intégrer la gestion des formations et des déplacements des élus.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Rigoureux-se et méthodique, vous aimez travailler avec les chiffres dans un calendrier contraint.

Vous maîtrisez EXCEL et les formules de calcul complexes.

Vous maitrisez les techniques rédactionnelles.

Curieux-se, vous savez faire des recherches et les appliquer suivant la spécificité de chaque situation individuelle des élus-es et agents-es des groupes politiques.

Réactif-ve, vous savez répondre aux diverses sollicitations et gérer votre stress.

Vous avez le sens du service public, vous appréciez le travail en équipe et vous vous positionnez naturellement dans l’entraide.

Votre discrétion sera un atout apprécié.

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : Hotel de Ville 1 place de la comédie 69001 Lyon

Horaires : 37h30 avec CP et RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3