Un-e responsable de pôle "démarches administratives" - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/21/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 1er arrondissement

Référence : MA1-020691

Date de début : 01/10/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 26/10/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

La Mairie du 1er Arrondissement (environ 30 000 habitants), rattachée à la Délégation Générale au Proximité et relation aux habitants, est composée de 3 pôles et 24 agents.

Missions : Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous supervisez l’activité d’une équipe de 8 agents du pôle « démarches administratives » de la mairie du 1er arrondissement.
Vous contribuez à la bonne exécution des procédures administratives : état civil, titres d’identité, affaires scolaires, élections, recensement de la population, affaires diverses…
Vous faites partie du groupe de direction de la mairie du 1er arrondissement et participez à la continuité de service des cadres. En l’absence du Directeur-trice Général-e des Services, vous assurez un soutien aux équipes du 1er arrondissement, en termes de management de proximité.
Vous travaillez en lien étroit avec les directions ressources de la mairie centrale : service des mairies d’arrondissement, direction de l’éducation… Vous participez au réseau des cadres de mairie d’arrondissement.

Activités principales :

- Vous coordonnez en lien avec le DGS le projet du pôle « démarches administratives », participez au groupe de direction de la mairie et contribuez au projet d’administration lors de réunion interservices

• Vous managez et évaluez en proximité une équipe de 8 agents, organisez le travail et la continuité de service et assurez la diffusion des informations et l’harmonisation des pratiques

• Vous organisez la bonne délivrance des documents administratifs dans les domaines de l’état civil, des titres d’identité (CNI/passeports), des élections, du recensement, du scolaire et des affaires diverses

• Vous sécurisez et contrôlez les procédures et actes administratifs en assurant une veille sur l’évolution de la réglementation et mettez à jour les supports de communication (dépliants, site internet, affichage informatif et/ou réglementaire…)

• Vous coordonnez les opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux (17 bureaux de vote) en lien avec la Direction Générale, le Cabinet de Mme la Maire et le Service des Mairies d’Arrondissement, vous administrez la Commission de contrôle et instruisez les recours formulés

• Vous suivez annuellement la campagne de recensement en lien avec l’INSEE

• Vous proposez un reporting régulier de l’activité du pôle à la direction générale et mettez à jour des tableaux de bord de suivi d’activité

• Vous accompagnez vos agents sur l’utilisation des progiciels métiers et proposez des solutions et adaptations en lien avec le service informatique

• Vous êtes le-la référent-e archives du service

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances :
Vous avez une très bonne connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales et en particulier le fonctionnement d’une ville PLM avec le statut des arrondissements.

Vous maîtrisez le cadre légale et réglementaire dans les domaines de l’état civil, élections, recensement, titres d’identité, affaires diverses, affaires scolaires…).

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, informatiques et de téléphonie et avez une connaissance et appétence pour les progiciels spécialisés CityWeb, Select, Educalyon, Cityrem, Selligent, E-Sirius, Chronogestor…)

Vous maîtrisez les techniques de management (organisation, entretien, recadrage) et de gestion des conflits

Qualités :
Avec idéalement une première expérience en management, vous êtes motivé.e pour participer à un service public de proximité et assurer la délivrance de prestation aux usagers.

Vous êtes rigoureux.se, possédez des qualités rédactionnelles, un bon sens de la communication, êtes réactif.ve et proactif.ve et aimez travailler en équipe et en transversalité.

Vos capacités d’analyse, votre appétence pour le mangement, votre enthousiasme et vos qualités d’organisation vous permettront de répondre rapidement aux exigences de ce poste.

Conditions spécifiques d'exercice :

- permanences électorales (soirées et jours d’élections)
• participation à des réunions en soirée possible
• permanence du samedi matin, en rotation avec les cadres de l’équipe de direction.


Lieu de travail : Mairie du 1er arrondissement – 2 Place Sathonay 69001 Lyon

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG1