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Agent d'accueil et de gestion administrative - Point Accueil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/13/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 5eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA5-012999

Date de début: 01/07/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 03/06/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole Européenne au cœur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 8 000 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Mairie du 5ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 30 agents pour une population de 49 000 habitants, se compose de 3 services : point-accueil, affaires publiques, et Vie locale.

Elle gère en outre de nombreux bâtiments transférés : 2 mairies, 1 salle des fêtes et des familles, 2 maisons des associations, 7 équipements sportifs (gymnases et stades) et assume le budget de 3 crèches municipales.

 Missions:

Sous la responsabilité du directeur général de l’arrondissement, et du coordonnateur affaires publiques, le-la chargé-e d’accueil et de gestion administrative est interlocuteur-trice de proximité des usagers, représente l’image de la collectivité et répond à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire. Au sein d’une équipe de quatre agents chargée de la gestion des appels téléphoniques au standard de la mairie, de l’animation du Point Conseil et du développement de l’accueil immédiat ainsi que du guichet rapide en se positionnant comme l’interlocuteur privilégié des habitants. Il-elle sera également appelé à venir en renfort sur les missions Elections.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- appréhender les limites de son domaine d’intervention
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- gestion du fonds documentaire de la mairie
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté

2. Participation à des réunions
- adapter son mode de travail au contexte
- apporter une expertise sur son domaine d'activité
- élaborer des préconisations/solutions/réponses
- participer à un réseau d'échange professionnel
- préparer des réunions
- recueillir des informations
- transmettre des informations et documents administratifs

3. Suivi d'activité
- rendre-compte à la hiérarchie
- tenir à jour des documents de suivi d'activité

4. Traitement des dossiers administratifs
- appliquer des procédures administratives
- assurer l’envoi de courriers
- recueillir, classer et archiver des documents
- transmettre des informations et documents administratifs
- vérifier la validité des informations traitées
- rendre-compte à la hiérarchie
- tenir à jour des documents de suivi d'activité

5. Fonction de référent thématique
- participer à des réunions
- conseiller techniquement les interlocuteurs

 Activités spécifiques:

1.Gestion du standard, du courrier et des demandes acheminées par voie électronique
- enregistrement et répartition des courrier/mails/demandes des usagers dans les différents services
- saisie dans l’outil métier des plaintes et réclamations
- gestion des réclamations en lien avec les services municipaux et métropolitains

2.Activité de prestations administratives
- remise de titre d’identité
- délivrance vignette résident, de carte d’accès à zone bornée
- délivrance carte Sénior
- permanences en mairie : gestion d’agenda, lien avec les intervenants…
- élections : inscriptions sur les listes électorales, gestion des cartes en retour, des procurations, organisation matérielle des scrutins…

 Profil recherché:

Connaissances
- logiciels bureautiques (tableur, messagerie, traitement de texte)
- organisation administrative de la collectivité
- progiciels spécialisés (selligent, GGCOS, lyncom, BCGU…)
- techniques de gestion des conflits
- techniques d'expression orale et écrite
- missions et compétences des partenaires
- connaissance du contexte institutionnel lyonnais

Qualités requises
- avoir l'esprit d'équipe
- sens de l'organisation
- qualités relationnelles
- être autonome
- excellente présentation
- être à l'écoute
- maîtrise de soi
- curiosité pour la vie locale de l’arrondissement

 Conditions spécifiques d'exercice:

- présence 1 samedi matin sur 2
- Participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : scrutins électoraux, vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations…

 Lieu de travail:

Mairie du Point du Jour et Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

Niveau d'expérience : 0-2 ans