Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/27/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s) : 1

Référence : MA9-016649

Date de début : 01/07/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 27/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte : Au cœur de la métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.

La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 34 agents pour une population de 51 600 habitants, se compose de 3 services dont le service «Population».

Elle est administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par la Maire d’arrondissement.

Missions : Sous l'autorité du responsable de service «Population», vous travaillez au sein de deux pôles "Affaires Publiques" et "Etat civil".

Votre mission principale est l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
- assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, SELLIGENT) ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- appréhender les limites de son domaine d’intervention ;
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement ;
- recevoir, identifier filtrer et orienter les demandes ;
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers ;
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress ;
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Traitement administratif des dossiers rattachés au pôle Affaires Publiques :
- prendre des rendez-vous sur le module eplanning pour le dépôt des dossiers ;
- réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes de carte nationale d’identité et de passeport biométriques, d’attestation d’accueil, de recensement citoyen, d’inscription électorale ;
- délivrer des attestations diverses, légalisations de signature et certifications de copie conforme ;
- assurer la gestion des courriers du service, réception, rédaction et envoi ;
- appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité ;
- vérifier la validité des informations traitées ;
- savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes ;
- savoir communiquer des informations claires ;
- savoir faire appel à un relais ;
- appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre ;
- appliquer les procédures de sécurité documentaire.

3. Traitement administratif des dossiers rattachés au pôle État Civil :
- réceptionner, instruire, constituer les dossiers et dresser les actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages …) sur le logiciel dédié ;
- délivrer des copies intégrales et extraits d’actes ;
- apposer des mentions en marge des actes ;
- délivrer ou compléter les livrets de famille ;
- assister les élus-es pour la célébration des mariages ;
- appliquer des procédures administratives ;
- analyser les dossiers et les faire valider ;
- assurer la gestion de courriers du service (réception, rédaction de courriers simples, envoi) ;
- transmettre des informations et documents administratifs ;
- vérifier la validité des informations traitées ;
- contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés ;
- assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres.

4. Suivi d’activité :
- savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire ;
- mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention ;
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu ;
- prioriser le travail en fonction du plan de charge.

5. Tri, classement et archivage :
- organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents ;
- mettre à jour les tableaux d’archivage ;
- suivre les procédures d’archivage.

Activités spécifiques :

- assurer la fonction de référent-e sur une thématique ;
- participer aux réunions dans son domaine d’activité ;
- recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques ;
- intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité du service population ;
- assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie d’avances et de recettes (quêtes, dons et secours) la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’assistance à la célébration des mariages.

Profil recherché :

Connaissances et Savoir-Faire
- Connaissance de l’arrondissement, de l’institution Ville de Lyon et des partenaires institutionnels
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
- Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Connaissances juridiques : état civil, droit des étrangers
- Techniques d’écoute active et d’accueil du public
- Techniques d’expression écrite et orale
- Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques ESIRIUS, CITYWEB, CITYREM, Select.
- Connaissances des différents canaux d’entrée (dont Selligent)
- Techniques de gestion des conflits
- Techniques d’archivage
- Connaissance des tableaux d’archivage

Qualités
- Qualités relationnelles
- Diplomatie et empathie
- Capacités à travailler en équipe
- Qualités d’adaptation
- Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Réactivité et sens de l’initiative
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur et méthode
- Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
- Respect des contraintes horaires

Conditions spécifiques d'exercice :

- Travail un samedi matin sur 2
- Travail possible un samedi après-midi par an pour l’assistance à l’élu lors des célébrations de mariages

Lieu de travail : Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché 69009 LYON

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2