Agent-e de gestion administrative - Direction des Assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 8/28/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Secrétariat général

Direction: Assemblées

Nombre de poste(s): 1

Référence: ASS-015761

Date de début: 16/10/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 28/09/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir à la population un service public de proximité dans un souci constant de qualité.
La Direction des Assemblées est rattachée au Secrétariat général de la Ville de Lyon.
En lien étroit avec les membres de la Direction générale et le Cabinet du Maire, la Direction des Assemblées :
- Coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils municipaux, des commissions et des Conseils d’arrondissement.
- Etablit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus dans les organismes internes et externes.
- Assure la télétransmission des actes en Préfecture, leur affichage et leur publication.
- Assure la mise en œuvre du statut de l’élu (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités).

 Missions:

Sous l’autorité du responsable de l’Unité Préparation, coordination et sécurisation du Conseil municipal, au sein d’une équipe de deux personnes, vous avez en charge la préparation, le suivi et la sécurisation du Conseil municipal.

 Activités principales:

Traitement et suivi des dossiers relatifs au Conseil municipal :
- Tout au long du processus délibératif, contribuer à la relecture et au rectificatif des délibérations sur l’outil dédié Gédélib, en lien avec les directions concernées
- Gérer les relations avec la préfecture : envoi par télétransmission des délibérations et des décisions ou arrêtés émis par la Direction des Assemblées et par d’autres directions de la Ville. Retour au service émetteur du document avec accusé de réception préfecture.
- Assurer la mise en ligne de documents sur Internet (des ordres du jour, des délibérations, des débats du Conseil municipal et du calendrier des séances …)
- Participer à l’établissement du registre des délibérations
- Préparer le compte-rendu des décisions du Maire
- Participer aux opérations de convocation dématérialisée des instances : Conférence des Présidents et Conseil municipal notamment
- Préparer et mettre à la signature du Maire, les convocations à ces instances
- Participer à l’animation du réseau des référents des Conseils d’arrondissement et les accompagner techniquement dans la préparation de leurs séances (prise en main de l’outil de gestion des délibérations et des outils de convocation dématérialisée, notamment)
- Tenir à jour les tableaux de gestion d’activité, les tableaux statistiques et participer à la mise à jour des procédures de l’unité

Participation aux séances du Conseil municipal :
- Préparer la salle et diffuser les documents mis sur table
- Prendre des notes en vue de la retranscription des débats du Conseil municipal in extenso (le procès-verbal)
- Participer aux opérations de gestion de la séance (identification des orateurs, relevé des votes des élus, contribution à la gestion des opérations de vote à bulletin secret, pointage des présences et des départs, reprographie, tout autre demande …)

Suivi d’activités :
- Contribuer à toutes les étapes de gestion liées à la préparation et au suivi du Conseil municipal en polyvalence avec les autres agents de l’unité et en relais du responsable d’unité (continuité de service)
- Participer aux projets menés par la direction
- Rendre compte au responsable d’unité

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- Logiciels bureautiques
- Progiciels spécialisés (Gedelib ; Indesign …)
- Organisation
- Bonnes connaissances en orthographe

- neutralité, respect de la confidentialité,
- diplomatie, rigueur
- réactivité, disponibilité, autonomie
- rapidité d’exécution
- adaptation aux changements

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Hôtel de ville – 69001 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT/an

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2