CDD 11,5 mois - Assistant-e de la chargée de projets - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/10/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Cabinet du Maire et services rattachés

Direction: Evénements et animations

Nombre de poste(s): 1

Référence: EVANI-014282

Date de début: 06/01/2020

Date de fin: 31/12/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 27/10/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Direction Evènements et Animation, vous assistez la Chargée de projet des évènements sportifs dans la coordination et le suivi de la mise en place des évènements sportifs de la Ville de Lyon.

CDD de 6 janvier au 31 décembre 2020

 Missions:

Il s’agit notamment d’assurer les missions d’assistance dans :
- la préparation, l’organisation et le bon déroulement des évènements produits par la Direction tels que la soirée de remise des trophées des Lions du sport et l’évènement Re Lyon nous.
- le suivi et la coordination générale d’autres évènements sportifs soutenus par la Ville et inscrits au calendrier évènementiel (Lyon urban trail, Lyon free bike, etc…).
- le pilotage et le suivi des évènements sportifs d’envergure accueillis chaque année par la Ville de Lyon (en 2020 : Tour de France, Critérium du Dauphiné Libéré) et la coordination des animations à organiser.

Vous serez sous l’autorité de la Chargée de projets des évènements sportifs et adjointe au Directeur.

Vous serez en contact avec l’ensemble des membres de la direction ainsi qu’avec des interlocuteurs internes et externes à la Ville de Lyon.

Assistance de la chargée de projets du 6 janvier au 31 décembre 2020.

 Activités principales:

Missions de production :
- Aide à la coordination générale et suivi des projets.
- Suivi du budget (demandes de devis, réalisation de tableau de suivi) en lien avec le pôle comptable de la délégation.
- Coordination des animations envisagées avec les différents porteurs de projets (associations sportives et culturelles, institutions culturelles, organisateurs privés,…).
- Interlocuteur/trice des associations, différents prestataires, partenaires et services concernés.
- Suivi et formalisation des partenariats locaux ou autres conclus sur les évènements (conventions de mécénat),
- En lien avec la direction de la communication externe : recueil d’informations pour les outils de communication et presse, relecture des outils de communication, aide à la mise en place de conférences de presse, suivi de la mise en place de la signalétique sur site le jour de l’évènement.
- Présence sur le terrain (repérage, montage/démontage, exploitation)


Missions administratives :
- Accueil téléphonique,
- Organisation de réunions, réalisation de comptes rendus de réunions et de documents de présentation,
- Réalisation de tableau de suivi et d’outils d’aide à la décision,
- Réalisation du bilan et de la revue de presse à l’issue de la manifestation.

  

 Profil recherché:

Connaissances :
- Une première expérience événementielle serait un atout
- Expérience ou/et formation liée à l’organisation et la production d’événements dans l’espace public
- Connaissances souhaitées des principes de fonctionnement de la fonction publique territoriale
- Connaissances bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …)
- Bonne maitrise de l’environnement internet


Savoir-faire :
- Organiser et prioriser son travail
- Qualités d’analyse, de synthèse et rédactionnelles
- Assurer la bonne circulation des informations, communiquer de manière transversale


Qualités requises :
- Aisance relationnelle
- Sens du travail en équipe, autonomie
- Réactivité et disponibilité,
- Organisation, rigueur et méthode
- Respect des obligations de discrétions professionnelles

 Conditions spécifiques d'exercice:

CDD du 6 janvier au 31 décembre 2020

35h hebdomadaires

Congés payés à prendre dans la période

Amplitude variable en fonction de l’activité du service (soirées et week-end pendant les évènements)

 Lieu de travail:

19 rue de l'Arbre Sec - 69001 Lyon

 Horaires:

35h hebdomadaires

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Niveau du poste : CG3