CDD Agent-e de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/2/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Affaires sociales, aux sports à l'éducation et à l'enfance

Direction: Education

Nombre de poste(s): 1

Référence: EDUC-014251

Date de fin: 31/08/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 23/10/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction de l’Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles. Elle accueille 35 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 197 écoles maternelles et élémentaires.
Le service ressources aux écoles de la Direction de l’Education gère les activités relatives aux travaux, à la logistique, au conseil hygiène et propreté, aux transports scolaires, à la restauration scolaire et contrôle HACCP, à l’informatique aux écoles.

 Missions:

Sous l’autorité du Responsable du service ressources aux Ecoles, vous êtes en charge d’assurer le secrétariat du responsable du service et celui du service. A ce titre vous gérez des dossiers administratifs propres au service, et apportez un appui administratif sur les différents pôles.

 Activités principales:

Accueil du service :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Identifier la demande de l’usager, l’orienter
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants

Organisation de la vie professionnelle du Responsable du service :
- Tenir l’agenda et anticiper les mises à jour,
- Organiser les déplacements
- A la demande du responsable de service effectuer des missions d’assistance administrative auprès des pôles du service en fonction des besoins recensés et validés par le responsable de service.
- Sous l’autorité du chef de service contribuer au même titre que les autres assistantes de la direction à la mutualisation des fonctions d’accueil de la Direction

Suivi et planification des réunions du Responsable du service :
- Organiser, préparer et participer aux réunions
- Convier les participants
- Gérer les réservations de salles de réunion et de matériels
- Rédiger les ordres du jour
- Prendre des notes et établir des compte-rendus (notamment celle de la réunion de service)

- Instruction des dossiers et applications des procédures :
- Préparer des documents de suivi des décisions administratives
- Rédiger et saisir des documents administratifs et notamment des courriers
- Rechercher et diffuser des informations et des documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et les courriels
- Veiller à la conformité des procédures administratives
- Consulter les services internes et externes à la ville de Lyon
- Gestion du budget du service

- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs et/ou documents divers
- Mettre en forme et présenter des dossiers, tous types de courriers et création de procédures
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (courriers, compte-rendu, tableaux, diaporama, logigrammes, procédures…)

- Tri, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, trier et traiter le courrier
- Trier, classer et archiver des documents

 

 Profil recherché:

Connaissances :
- Connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
- Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
- Techniques de classement et d’archivage
- Vocabulaire professionnel du service
- Logiciels bureautiques
- Progiciels spécialisés

Qualités requises :
- Sens de l'organisation
- Rigueur et méthode
- Qualités relationnelles

 

 Lieu de travail:

198 rue Jean Jaurès, 69007 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Information complémentaire :

 

Niveau du poste : CG2