CDD de 3 mois / Assistant-e information au public et relations publiques - Fête des Lumières 2020 - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/22/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Cabinet du Maire et services rattachés

Direction: Evénements et animations

Nombre de poste(s): 1

Référence: EVANI-015637

Date de début: 01/10/2020

Date de fin: 31/12/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 22/08/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Direction Evènements et Animation, l'agent-e a pour mission d’assister l’équipe de la Fête des Lumières dans la préparation, l’organisation et le bon déroulement de la manifestation.

Il/elle sera placé-e sous l’autorité de l’administrateur-trice de la Fête des Lumières et sera en contact avec l’ensemble des membres de la direction ainsi qu’avec des interlocuteurs-trices internes et externes à la ville.

CDD de 3 mois d'octobre à décembre 2020

 Missions:

 Activités principales:

Assistance sur les missions d’information au public :
- participation au recrutement des saisonniers-ères qui assureront l’information au public (sélection d’une vingtaine de personnes sur 200 candidatures) ;
- organisation logistique des points d’information Fête des Lumières ;
- réalisation et gestion des plannings des saisonniers-ères ;
- interface entre les agents-es des points d’information (saisonniers-ères) et l’administrateur-trice ;
- en collaboration avec l’administrateur-trice et le reste de l’équipe Fête des Lumières, mise en place des formations pour tous les personnels d’accueil au public (saisonniers-ères, personnel Ville, office du tourisme, partenaires…) ;
- pendant l’évènement, gestion sur le terrain de tous les intervenants-es d’accueil au public (une vingtaine de saisonniers-ères, 10 agents-es mobiles en segway…), circulation entre les points d’information et gestion du personnel via téléphone et talkie-walkie ;
- en collaboration avec le/la saisonnier-ère chargé-e du réapprovisionnement, gestion des stocks de programmes et outils de communication à diffuser avant et pendant la Fête des Lumières via les partenaires (office du Tourisme, SNCF, TCL, institutions partenaires, etc.), et sur les points informations Fête des Lumières tenus par les saisonniers-ères.

Assistance en relation publiques / évènements professionnels :
- assistance à l’organisation des rencontres professionnelles et internationales ;
- organisation logistique de l’accueil des invités-es avec réservation hébergement, transport… ;
- gestion de l’agenda du/de la directeur-trice des évènements et de l’animation quelques jours avant et pendant la fête concernant les rendez-vous avec les professionnels et les délégations étrangères ;
- gestion de l’agenda du/de la directeur-trice des évènements et de l’animation (préparation des rendez-vous et réalisation de compte-rendu de réunion).

Assistance sur les missions quotidiennes de l’administrateur-trice et de l’équipe Fête des Lumières :
- relation avec les différents-tes interlocuteurs-trices de la Fête des Lumières, office de tourisme, commerçants, partenaires… ;
- assistance ponctuelle sur la production sur certains évènements en soutien aux autres chargés-es de projet.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances
- Connaissances souhaitées des principes de fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Connaissances bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …)
- Bonne maitrise de l’environnement internet
- Une première expérience événementielle serait un atout supplémentaire
- Anglais courant impératif

Savoir-faire
- Organiser et prioriser son travail
- Assurer la bonne circulation des informations, communiquer de manière transversale
- Qualités d’analyse, de synthèse et rédactionnelles

Qualités requises
- Aisance relationnelle
- Sens du travail en équipe, autonomie
- Réactivité, disponibilité et polyvalence
- Sens de l’organisation et rigueur
- Respect des obligations de discrétions professionnelles

 Conditions spécifiques d'exercice:

- CDD de 3 mois de début octobre à fin décembre 2020

- Du lundi au vendredi (35 h hebdomadaires)
- Congés payés à prendre dans la période
- Amplitude variable en fonction de l’activité du service (soirées et week-end pendant la Fête des Lumières)

 Lieu de travail:

19 rue de l’Arbre Sec – 69001 LYON

 Horaires:

35h hebdomadaires

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG3