CDD - Un-e assistant-e de gestion administratif-ve (3 musées) - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/14/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Culture

Direction: Musées d'histoire de la ville de Lyon

Nombre de poste(s): 1

Référence: MHVDL-015778

Date de début: 02/09/2020

Date de fin: 22/12/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 26/09/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Les musées Gadagne (musée d’histoire de la Ville de Lyon, musée des marionnettes du monde), le musée de l’imprimerie et de la communication graphique et le musée de l’automobile Henri Malartre forme la Direction des Musées d’Histoire de Lyon.

Au sein du pôle ressources commun aux musées (musée de l’automobile Henri Malartre, musée de l’imprimerie et de la communication graphique, musées Gadagne (MAM + MHL)), vous êtes placé-e sous l’autorité directe du/de la responsable administratif-ve et financier-ère en lien avec le/la secrétaire général-e.

 Missions:

Vous aurez pour missions l'assistance :
- des marchés publics ;
- des procédures administratives et comptables ;
- de la gestion comptable de la régie ;
- aux taches administratives transverses.

 Activités principales:

1. Assistance marchés publics :
- rechercher des pièces de marchés sous la GED ;
- participer à l’établissement du recensement annuel des marchés des 3 musées ;
- aider à la rédaction des documents (FIB, DCE..), en lien avec les agents-es ayant un besoin, le RAF, et la DAC pour les petits marchés, les MAPA ou les marchés subséquents ;
- aider à l’exécution administrative et financière des marchés (avenants, sous-traitants, vérification acomptes, déclaration, assurances…) ;
- transmettre des pièces des marchés à la DAC pour mise sous la GED.

2. Assistance processus administratif et comptable, en lien avec la dématérialisation comptable :
- participer à l’identification et la qualification du besoin en termes d’achat public en lien avec le RAF et le pôle comptable, en étant l’interlocuteur-trice de tous-tes les agents-es nécessitant des commandes publiques ;
- contribuer aux nouveaux processus administratifs liés à la dématérialisation comptable (en lien avec le service courrier, le pôle comptable, les entreprises titulaires, les fournisseurs en marché cadre…) ;
- compléter le formulaire type d’expression du besoin transmis au pôle comptable.

3. Assistance comptable du régisseur de recette :
- aider à la gestion comptable de la régie de recette ;
- utiliser des logiciels IREC et A-Régie pour la réalisation des opérations comptables (enregistrement comptable, pointage et versement mensuel).

4. Suivi des indicateurs d’activités musées d'histoires et de sociétés, à partir de l’utilisation du logiciel IREC :
- établir le suivi hebdomadaire et mensuel des fréquentations et des recettes des musées ;
- extraire des données pour suivi et analyse des activités des musées.

5. Missions administratives transverses sur les musées, en lien avec le/la secrétaire général-e, missions admiratives variées liées au pôle ressources mutualisé :
- rédiger des mails / courrier ;
- planifier et organiser de réunions.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- Nouveau code des marchés publics et son application dans le cadre des procédures de la Ville de Lyon
- Comptabilité publique
- Outils bureautiques Word, Excel et Power Point niveau avancé
- Logiciel de gestion de billetterie (IREC)
- Logiciel de comptabilité publique (ASTRE)

- Sens du travail en équipe
- Rendre compte de son activité
- Analyser des données

- Rigueur et ponctualité
- Discrétion et vigilance
- Organisation
- Adaptation à de nombreux interlocuteurs internes et externes aux musées

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Affectation principale : musées Gadagne, 1 place du petit collège, Lyon 5ème
- Plus un jour hebdomadaire : musée de l’automobile Henri Malartre, 645 Rue du Musée, 69270 Rochetaillée-sur-Saône
- Plus un jour hebdomadaire : musée de l’imprimerie & de la communication graphique, 13 rue de la Poulaillerie, Lyon 2ème

 Lieu de travail:

Musées d'histoire de la Ville de Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG3