Stage rémunéré de 6 mois - documentaliste / archiviste H/F - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 8/21/2019

Résumé de l'offre

  • Lieu:
    Lyon
  • Type d'offre:
  • Publiée le:
    8/21/2019

Description de l'offre

Type d'offre:Stage

Délégation: Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux

Direction: Gestion technique des bâtiments

Nombre de poste(s): 1

Référence: DGTB-013561

 

Date limite de dépôt de candidatures: 15/09/2019

 

Catégorie: Stage

 Contexte:

Rattachée à la Délégation Générale à l’Urbanisme, à l’Immobilier et aux Travaux (DGUIT), la Direction Gestion Technique des Bâtiments (DGTB) compte 260 agents répartis en 11 services. Elle est responsable de la conservation et de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, piscines, musées, théâtres, bureaux…) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des utilisateurs et de l’optimisation des dépenses énergétiques.
Service « ressources » de la direction, le service gestion immobilière et technique (SGIT) est garant de la bonne gestion immobilière, de la fiabilité du système de gestion technique de la DGTB et du respect de la sécurité ERP.
Dans ce cadre, le SGIT participe à la construction de bases de données techniques dans l’outil-métier de la direction et de bases de données documentaires destinées à l’ensemble des services. Avec le développement de la dématérialisation, de nouvelles organisations doivent être définies et mises en œuvre.

 Missions:

Sous la responsabilité de la responsable du Service de la gestion immobilière et technique, vous créez et organisez la gestion informatisée des documents nécessaires à l’ensemble des agents de la direction.
Vous mettez en place les principes d’archivage, dans le respect de ceux édictés par la Direction des Archives municipales, pour la direction et l’ensemble de ses services. Cet archivage doit porter également sur les documents informatisés.

 Activités principales:

Vos activités sont les suivantes :
- Elaboration et utilisation d’un système de référence et de classification des documents après état des lieux de l’existant et recensement des besoins des utilisateurs. Tri et classement des dossiers disponibles selon des thématiques à définir. Pour les documents dématérialisés, mise en œuvre d’une gestion informatisée, définition des règles de nommages et création des arborescences
- Mise à disposition des documents aux agents, éventuellement via des GED (gestion informatisée des documents) en cours de construction
- Création des outils pédagogiques pour la gestion et l’utilisation des GED
- Recherche documentaire pluridisciplinaire
- Organisation et rationalisation du classement et de l’archivage « transitoire » dans les services

 

 Profil recherché:

Compétences et connaissances :

1.Construction et administration d’un fonds documentaire :
- Identifier les usagers
- Analyser et anticiper les besoins d’information
- Concevoir une organisation structurée de l’information. Définir les principes et les procédures de gestion des documents en réponse aux besoins et usages
- Connaître et utiliser les méthodes et outils d’analyses et de manipulation de l’information
- Maîtriser l’outil informatique, savoir appliquer les techniques et nouvelles technologies documentaires
- Saisie de données

2.Conseiller et aider à la construction de GED :
- Rependre les projets, les fiabiliser et les finaliser
- Ecrire les procédures d’administration et de gestion (droits d’accès, principes de gestion, nommage des documents, etc.)
- Suivre la qualité et la complétude des données
- Assurer la formation des agents utilisateurs et mettre à disposition des outils pédagogiques
- Alimenter la (ou les) base(s) de données documentaires (mise à jour des notices, intégration des données, sélection, indexation, nommage, etc.) en coopération avec les services contributeurs
- Etablir des procédures de travail partagées avec les partenaires internes

3.Communication et valorisation, gestion et traitement de l’information :
- Mise à disposition de la documentation
- Repérer, sélectionner, évaluer les sources d’information
- Concevoir et mettre en œuvre des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l’information. Réaliser des bulletins ou des messages d’information (en relation directe avec les missions confiées, éventuellement revue de presse, veille juridique, etc.)
- Recherche de documentation et suivi des demandes
- Relations avec les services utilisateurs et contributeurs. Pilotage et animation de la fonction documentation.
- Garant de la pertinence et de la validité des informations

4.Archivage :
- Appliquer la réglementation en matière de collecte et d’archives
- Organiser les relations avec les services dans la mission d’archivage interne aux services
- Elaborer des tableaux de gestion, élaborer et appliquer un plan de classement
- Elaborer des instruments de recherche ou faire évoluer et mettre à jour ceux qui existent
- Répondre aux besoins de consultation
- Participer à la définition et à la mise en œuvre des plans de numérisation
- Organiser l’archivage électronique

Savoir-faire :

- Esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité rédactionnelle
- Sens de l’organisation
- Etre force de propositions

Qualités requises :

- Qualités relationnelles, diplomatie
- Organisation, rigueur, méthode
- Sens pratique
- Autonomie
- Pédagogie

 Conditions spécifiques d'exercice:

NIVEAU DE DIPLOME OU EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS / SOUHAITES :
- Bac + 2
Formation en documentation, en sciences de l’information ou en gestion et traitement des archives

 Lieu de travail:

2 rue de la République - 69001 LYON

 Horaires:

35h hebdomadaires

Information complémentaire :

Niveau d'étude :Niveau 7 - BAC+5 - MASTER 2 DEA DESS Diplome INGENIEUR...