un-e agent-e de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/6/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ressources humaines

Direction: Relations sociales et vie au travail

Nombre de poste(s): 1

Référence: DRSVT-016059

Date de début: 01/12/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 06/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au cœur de la métropole lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Le Secrétariat Général Adjoint aux Ressources Humaines (SGARH) est composé de 5 directions, dont la Direction des Relations Sociales et de la Vie au Travail (DRSVT).

La DRSVT est composée de trois services (médecine préventive, relations sociales et vie au travail).

Elle contribue à la définition, à la mise en place et au suivi de la politique de la ville en matière de dialogue social et de santé au travail au sens large.

Le service des relations sociales gère deux instances de représentation du personnel : le Comité Technique (CT) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et d’amélioration des Conditions de Travail (CHSCT).

Il assure la gestion du droit syndical et participe à la qualité du dialogue social.

Le service vie au travail apporte une expertise en matière de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail.

Il accompagne les conseillers-ères en prévention de chaque direction et apporte, sur certaines missions, une expertise interne.

Enfin, au sein du service, les travailleurs sociaux accompagnent les agents en difficultés liées aux problématiques du travail, et apportent un soutien à l'insertion des personnes en situation de reclassement.

 Missions:

Le poste proposé est partagé à 50% du temps sur les missions d’assistance administrative et logistique pour la gestion du droit syndical et des instances et à 50% sur les missions d’assistance administrative pour le domaine social.

Ces deux temps sont clairement identifiés et feront l’objet d’un planning régulier et d’un positionnement géographique au sein du même étage dans les services où se mènent les 2 missions.

 Activités principales:

1. Assistance administrative et logistique pour la gestion du droit syndical :
- gérer les heures de décharges syndicales en lien avec les organisations syndicales et les directions ;
- rédiger et transmettre les arrêtés de désignation en cas de grève ;
- gérer les relations de premier niveau avec les agents déchargés à 100% sur des missions syndicales ;
- participer aux différentes réunions avec les organisations syndicales et en rédiger des synthèses ;
- participer et contribuer à l’élaboration du tableau de bord des relations sociales de la Ville de Lyon.

2. Assistance administrative et logistique pour les instances de représentation du personnel :
- gérer le calendrier des instances et les réunions préparatoires ;
- participer aux réunions techniques pré-CT avec les représentants du personnel ;
- organiser et envoyer les convocations, ordres du jour et dossiers aux membres des instances ;
- préparer la sécurisation « archives » des dossiers CT ;
- préparer l’intégration des procès-verbaux des instances sur l’intranet ;
- réaliser les bons de commande et les attestations de service fait pour l’achat de prestation de prise de notes des instances.

3. Assistance administrative pour le domaine social :
- accueils téléphonique et physique des agents pour prises de rendez-vous et orientation des demandes sur les services compétents ;
- suivi des activités ;
- suivi des dossiers de la commission des affaires sociales ;
- rédaction de courriers ;
- archivage de dossiers.


 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Droit syndical et règles du dialogue social dans la Fonction Publique Territoriale
- Techniques d’expression orale et écrite
- Compétences rédactionnelles
- Progiciels spécialisés : ASTRE RH, ASTRE Finances
- Logiciels bureautiques
- Organisation et gestion du temps
- Techniques de classement et d’archivage
- Organisation administrative d'une collectivité importante

QUALITES
- Bonne expression écrite et orale
- Rigueur et méthode
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle indispensable
- Adaptabilité et polyvalence

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Annexe de l’Hôtel de ville - Place Louis Pradel 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2