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Un-e gestionnaire administratif-ive spécialisé-e énergies - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/9/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Immobilier et travaux sécurité juridique

Direction: Gestion technique des bâtiments

Nombre de poste(s): 1

Référence: DGTB-012903

Date de début: 01/08/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 30/04/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Rattachée à la Délégation générale à l’Urbanisme, à l’Immobilier et aux Travaux, la Direction de la Gestion Technique des Bâtiments compte 260 agents répartis en 10 services. Elle est responsable de la conservation, de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, musées, théâtres, bureaux…) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des utilisateurs et de l’optimisation des dépenses énergétiques.
Le service Gestion Energies et Eau pilote la gestion des énergies et de l’eau de la ville (hors éclairage public, quelques sites et carburants pour véhicules) : procédures d’achat d’énergie, gestion des abonnements, optimisation des contrats et suivi des consommations, collecte des données de consommation, vérification des factures et suivi des recettes, alerte des services de maintenance/exploitation en cas de dérive, conseil et assistance des autres directions de la ville.
Le service a un rôle plus général de sensibilisation à la maitrise de l’Energie et un rôle de veille sur les évolutions réglementaires du marché des énergies.
Il est composé de 4 personnes : un ingénieur responsable de service, un technicien, un assistant technique et un gestionnaire responsable administratif. Le budget annuel du service est de l’ordre de 14 M€.

 Missions:

Placé(e) sous l’autorité de l’Ingénieur responsable du service, vous en êtes la (le) responsable administratif.
Vos interlocuteurs principaux sont :
- Les fournisseurs d’énergies et les gestionnaires des réseaux publics d’énergie
- Les autres directions de la ville pour toutes les questions relatives à l’évolution des coûts, des contrats de fourniture et de la réglementation
- Le pôle comptable de votre direction chargé de l’ensemble des opérations comptables (dépenses et recettes)
- La/le responsable administratif et financier de la direction pour la préparation et le suivi du budget
- Le service Gestion Immobilière et Technique de votre direction chargé notamment de l’établissement des conventions d’occupation des bâtiments de la ville.

 Activités principales:

Vous assurez le suivi de la facturation des fournisseurs d’eau et d’énergie et d’autres tiers
En liaison avec le technicien du service :
- Vous vérifiez la cohérence entre les coûts facturés et les consommations
- Vous validez le service fait pour permettre au pôle comptable de traiter les factures
- Vous vous assurez de la qualité et de la cohérence des données de facturation saisies dans la base de données « Energies ». Vous êtes susceptible d’alimenter et de corriger cette base

Vous préparez les éléments nécessaires à l’établissement de redevances
- Vous rassemblez et vérifiez les données nécessaires à l’établissement des titres de recettes par le pôle comptable (application de conventions d’occupation de bâtiments, production d’énergie photovoltaïque…)
- Vous tenez à jour le recueil des conditions de refacturation des fluides (eau et énergies) pour l’ensemble des bâtiments de la ville mis à disposition de tiers.

Vous animez les relations avec vos interlocuteurs privilégiés
- Vous organiserez chaque année des réunions avec les fournisseurs pour procéder au bilan annuel et préparer l’année à venir
- Vous organiserez ponctuellement et selon les besoins des échanges avec d’autres directions et services de la ville ou avec des interlocuteurs extérieurs.

Vous pilotez le suivi du budget et participez aux démarches d’achat
- Vous contribuez à l’élaboration des tableaux de bord du service et aux bilans périodiques.
- Vous suivez la consommation du budget et vous alertez le responsable de service en cas d’écart par rapport aux prévisions.
- Vous assistez le responsable du service pour l’analyse et le suivi des évolutions tarifaires contractuelles et/ou réglementaires (taxes, structure des tarifs, coût des acheminements d’électricité et de gaz, catalogue de prix des prestations annexes…) notamment lors des négociations des marchés de fourniture d’énergie.
- Vous préparez, avec le responsable du service, les propositions budgétaires.

Vous êtes chargé(e) de la gestion administrative
- Vous assurez le classement régulier des documents réglementaires et contractuels (factures, conventions, taxes et redevances…).
- Vous établissez différents courriers.
- Vous archivez chaque année ces documents, en lien avec l’assistant technique.
- Vous mettez à jour les annuaires partagés du service : coordonnées des interlocuteurs, mots de passe des sites web, etc…
- Vous assurez, avec l’ensemble des agents du service, l’accueil téléphonique du service et vous pouvez être amené(e) à représenter le responsable de service lors de certaines réunions.

  

Profil recherché:

Connaissances :
Vous disposez des connaissances suivantes:
- règles comptables et budgétaires des collectivités ;
- environnement et principe du domaine de l’Energie : les différents intervenants et leur rôle, le cadre réglementaire et financier ;
- règles des marchés publics.

Savoir-faire:
Vous maitrisez les outils bureautiques courants de l’univers Microsoft : Word, Excel, Outlook

Qualités requises :
Pour l’exercice de vos missions les qualités suivantes sont indispensables :
- Organisation, rigueur et méthode.
- Aisance d’utilisation et d’analyse de données chiffrées.
- Sens du service public et des enjeux de la gestion de l’argent public.
- Facilité d’apprentissage à l’utilisation d’applications informatiques spécifiques, notamment une application dédiée à la gestion des énergies, pour lesquelles vous serez formé(e).

Il est également souhaitable que vous disposiez des qualités suivantes :
- Esprit d’initiative et force de proposition
- Qualités relationnelles
- Pédagogie

  

 Lieu de travail:

Service Energies et Eau, 2 rue de la République - 69001 LYON – Métro Hôtel de Ville

 Horaires:

37h30 réparties du lundi au vendredi (avec15 jours RTT/an)

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau IV (bac)

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : Niveau 6