Un-e Gestionnaire Administratif-ve Volant-e - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/12/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Ressources humaines

Direction : Emploi et compétences

Nombre de poste(s) : 1

Référence : DEC-016571

Date de début : 17/01/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 12/02/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte : Au cœur de la métropole lyonnaise, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget global de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir à la population un service public de proximité dans un souci constant de qualité.

La Direction Emplois et Compétences (DEC), est l’une des 5 directions de la Délégation Générale aux Ressources Humaines en charge d’organiser la fonction recrutement/mobilité pour les +/- 7000 agents permanents de la collectivité.

Elle accompagne les directions dans la définition de leurs besoins en compétences à court et moyen terme en veillant à l’application des politiques de lutte contre les discriminations, d’égalité femmes/hommes, de maintien dans l’emploi et de l’employabilité.

Elle compte 63 postes répartis au sein des services : - recrutement et insertion professionnelle, formation et mobilité, gestion des non-titulaires et gestion prospective de l’emploi.

Missions : Sous l'autorité du responsable de l'équipe volante administrative, votre mission est d'intervenir dans les différents services de la Ville de Lyon, ou auprès des élus-es, afin de remplacer les agents permanents absents et/ou de renforcer les Services.

Le gestionnaire administratif coordonne et met en œuvre l’ensemble des opérations liées à la gestion administrative du service, dans le domaine qui le concerne, conformément à la réglementation en vigueur.

Vous êtes amené-e à assurer des missions dans le domaine des ressources humaines, des finances, des marchés publics, de l’assistanat de direction ou d’encadrement d’une équipe, l’objectif étant, à terme et après formation, d’être polyvalent-e dans tous ces domaines

Activités principales :

Instruction des dossiers et application des procédures :
- recueil, exploitation et organisation des données administratives et/ou financières ;
- analyse quantitative et qualitative des dossiers.

Rédaction et transmission des documents administratifs et de communication :
- recueil, classement et archive des documents.

Gestion des Ressources Humaines :
- mise en œuvre la réglementation statutaire appropriée aux situations individuelles et collectives ;
- codification dans l’outil informatique ;
- production et suivi des actes administratifs ;
- production des simulations (paie, déroulement de carrière, droits à la retraite…).

Gestion des dossiers budgétaires :
- préparation, suivi et contrôle budgétaire ;
- passation des différentes écritures (factures, devis, rattachement, clôture de comptes…) ;
- réalisation des opérations comptables de fin d’exercice (rattachement, clôture de comptes) ;
- possibilité d’assurer la gestion d’une régie.

Formation des agents en reconversion professionnelle :
- participation à l’élaboration des contenus pédagogiques, en lien avec le responsable de l’équipe volante, les conseillers recrutement mobilité (CRM), et le pôle formation/insertion ;
- encadrement et formation d’un collectif d’agents ;
- évaluation de la montée en compétences des agents, en lien avec les CRM.

- Elaboration et suivi de documents, tableaux et gestion des agendas, du planning et de l’organisation des réunions et instances :
- assurer le secrétariat, gestion des courriers, rédaction de courriers et notes ;
- accueil et représentation de la délégation ou de la direction.

Encadrement d’équipe :
- suivi et contrôle de l'activité des agents ;
- planification du travail en fonction du plan de charge ;
- repérage et régulation des dysfonctionnements.

Assistance et appui technique :
- élaboration ou proposition des préconisations/solutions/réponses ;
- élaboration et mise à jour des supports de formation/guides/procédures ;
- participation à des réunions ;
- conduite ou participation à des projets spécifiques.

Suivi Juridique :
- rédaction de documents et d’actes administratifs et assurer leur suivi ;
-suivi de l’évolution de la réglementation (veille juridique).

Compte-rendu d'activité :
- élaboration des tableaux et rapports de suivi d'activité (en utilisant les requêtes appropriées) ;
- compte-rendu à sa hiérarchie ;
- proposition d’améliorations afin d’apporter un meilleur service rendu.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

CONNAISSANCES et SAVOIR FAIRE
- Bac ou bac + 2 vous avez une première expérience réussie
- Statut de la fonction publique indispensable
- Connaissance de l’organisation d’une collectivité locale importante
- Maîtrise des outils informatiques et de gestion :
Internet, Intranet,GTA, Word, Excel, Outlook, Power Point
- Progiciels spécialisés en RH ou gestion financière : idéalement HR Access – Astre - Webi
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques rédactionnelles
- Capacité d’organisation et de travail, disponibilité horaire

SAVOIR ETRE
- Adaptabilité
- Réactivité
- Rigueur et méthode
- Sens du travail en équipe
- Capacité d’écoute, de gestion des tensions et sens de la diplomatie

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : Mobilité géographique au sein des différents services de la Ville de Lyon

Horaires : 37h30/semaine et 15 jours RTT/an

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : Prime de sujétion

Niveau du poste : BG2