Un-e responsable de pôle affaires publiques - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/30/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 3eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA3-012890

Date de début: 16/07/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 19/06/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.
Le 3ème arrondissement est le plus important par sa population qui compte 103 445 habitants.
La Mairie du 3ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, comprend 42 agents.

 Missions:

Sous l’autorité du-de la responsable des « services au public » et en lien avec les élus-es du secteur d’activité, vous gérez et encadrez le pôle « affaires publiques » composé de 26 agents. Ce pôle comprend le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité-passeports et la cellule « affaires générales/élections/scolaire ».

Vous devez garantir et optimiser la qualité d’accueil des usagers tout en préservant la sécurité juridique des prestations.

 Activités principales:

1. Encadrement d'équipe :
- Encadrer, conseiller et évaluer 26 agents
- Piloter, animer et coordonner l’activité du pôle « affaires publiques » (polycompétence, rotation travail présentiel, travail arrière)
- Diffuser et expliquer les procédures
- Mettre en œuvre et contrôler les règles d’organisation du service
- Organiser les plannings, suivre les congés et absences des équipes
- Identifier les besoins de formation des agents
- Anticiper et gérer les conflits

2. Instruction de dossiers et application de procédures :
- Identifier et prioriser les besoins
- Préparer les éléments d’aide à la décision
- Apporter son expertise
- Assister l’élu pour les auditions préalables au mariage et rédiger les comptes rendus
- Participer à des réunions, groupes de travail
- Participer aux réunions de la commission administrative chargée de réviser les listes électorales

3. Contrôle et suivi des prestations :
- Veiller à l’application conforme de la règlementation, notes de service, circuits de transmission
- Contrôler la fiabilité des prestations
- Suivre les temps d’attente, les délais de traitement en respectant l’égalité de traitement selon les canaux d’entrée (présentiel, internet, courrier)

4. Compte rendu d’activité :
- Savoir rendre compte à la hiérarchie
- Établir et tenir à jour des tableaux et rapports d’activité, notamment le bilan annuel d’activités

  Profil recherché:

Connaissances :
- Organisation administrative des collectivités territoriales
- Missions et compétences des partenaires (Préfecture, service civil du Parquet)
- Droit civil
- Maîtrise des logiciels informatiques : Word, Excel, Powerpoint
- Progiciels spécialisés : Outlook, logiciels métier (Cityweb pour l’état civil, Select pour les élections, Selligent pour la relation à l’usager, GGCOS pour le stationnement résidentiel, Cityrem pour le recensement citoyen, Educalyon pour le scolaire) et application de l’Etat « TES » pour les passeports et les cartes nationales d'identité
- Techniques de gestion des conflits
- Encadrement d’équipe

Qualités requises :
- Organisation, méthode et rigueur
- Qualités relationnelles
- Esprit d’initiative
- Disponibilité
- Discrétion

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Présence le samedi matin par rotation avec l’équipe d’encadrement
- Grande disponibilité lors des élections et du recensement de la population
- Présence obligatoire la veille et le jour des élections
- Remplacements ponctuels au sein de l’équipe d’encadrement
- Possibilité d’intervention en appui à l’équipe d’encadrement pour des manifestations ou évènements divers

 Lieu de travail:

Mairie du 3ème arrondissement - 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau IV (bac)

Niveau d'expérience : 2-5 ans