Un-e responsable du service affaires publiques - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/5/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 7eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA7-014897

Date de début: 24/04/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 05/03/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Attachés

Grade(s): Attaché, Attaché principal

Catégorie: Catégorie A

 Contexte:

Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.
Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

La Mairie du 7ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, compte 82105 habitants. Elle est composée de 2 services, le service PLM et le service Affaires Publiques et compte 36 agents.


 Missions:

Sous l’autorité du Directeur Général des Services et en lien avec les élus-es du secteur d’activité, vous gérez et encadrez le service Affaires Publiques composé de 20 agents. Ce service comprend l’accueil principal, l’état civil, les affaires diverses, les affaires scolaires, les élections, le recensement de la population, les cartes nationales d’identité et passeports.

Vous devez garantir et optimiser la qualité d’accueil des usagers tout en préservant la sécurité juridique des prestations.

 Activités principales:

1. Encadrement :
- Encadrer, accompagner et évaluer 20 agents
- Piloter, animer et coordonner l’activité du service « affaires publiques» (polycompétence, rotation entre le travail présentiel et le travail arrière)
- Mettre en œuvre et contrôler les règles d’organisation du service
- Organiser les plannings, suivre les congés et absences des équipes
- Identifier les besoins de formation des agents
- Anticiper et gérer les conflits en interne et avec le public

2. Instruction de dossiers et application de procédures :
- Suivre la réglementation applicable aux domaines d’activité du service
- Préparer les éléments d’aide à la décision
- Apporter son expertise
- Assister l’élu-e pour les auditions préalables au mariage et rédiger les comptes rendus
- Participer à des réunions, groupes de travail
- Participer aux réunions de la commission administrative chargée de réviser les listes électorales

3. Contrôle et suivi des prestations :
- Veiller à l’application conforme de la règlementation, notes de service, circuits de transmission
- Contrôler la fiabilité des prestations
- Suivre les temps d’attente, les délais de traitement en respectant l’égalité de traitement selon les canaux d’entrée (présentiel, internet, courrier)

4. Compte rendu d’activité :
- Établir et tenir à jour des tableaux et rapports d’activité

 Activités spécifiques:

1. Antenne de gestion de la mairie : information du personnel, suivi du plan de formation, accueil des stagiaires et des jobs d’été

2. Suivi de différents projets transversaux de la mairie et des mairies d’arrondissement dans le cadre des réseaux existants et en lien avec les partenaires internes et externes

3.Intérim du DGS de l’arrondissement en alternance avec le responsable du service PML

 Profil recherché:

- Organisation administrative des collectivités territoriales
- Cadre légal et règlementaire de l’activité exercée
- Missions et compétences des partenaires (Préfecture, service civil du Parquet)
- Maîtrise des logiciels informatiques : Word, Excel, Powerpoint
- Progiciels spécialisés : Outlook, logiciels métier (Cityweb pour l’état civil, Select pour les élections, Selligent pour la relation à l’usager, Star pour le stationnement résidentiel, Cityrem pour le recensement citoyen, Educalyon pour le scolaire) et application de l’Etat « TES » pour les passeports et cartes

- Techniques d’encadrement et d’animation d’équipe
- Aptitudes organisationnelles : capacité à anticiper, planifier, organiser et transmettre
- Savoir gérer les relations avec le public
- Identifier et prioriser les besoins
- Savoir rendre compte à la hiérarchie
- Techniques rédactionnelles et de synthèse
- Gestion des conflits

- Organisation, méthode et rigueur
- Qualités relationnelles
- Goût pour le contact avec le public
- Esprit d’initiative
- Disponibilité

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Présence le samedi matin par rotation avec l’équipe d’encadrement
- Disponibilité requise lors de la préparation des élections
- Présence obligatoire le jour des élections
- Remplacements ponctuels au sein de l’équipe d’encadrement


 Lieu de travail:

Mairie du 7e arrondissement - 16 place Jean Macé 69007 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 6 - BAC+3 - LICENCE MAÎTRISE MASTER 1...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : AG4